目次

内定辞退メール例文

まずはじめに内定辞退のメールの例文を紹介します。

 

内定辞退メール例文

件名内定辞退のお詫び
 
株式会社〇〇
人事部採用担当〇〇様
 

大変お世話になっております。○○大学〇〇学部〇〇学科4年の〇〇○○(氏名)です。
 
このたびは、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
 
このような光栄をいでながら、誠に恐縮ではありますが、
貴社の内定を辞退させていただきたい思い、ご連絡を差し上げました。
 
内定をいただいた後、貴社での仕事のことや自分自身の適正について自分なりに考えてみました。
その結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、
貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
 
面接等で何度もお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、
誠に申しわけなく、心よりお詫び申し上げる次第です。
 
本来ならば、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、
メールでのご連絡となりますことをご了承していただきたくお願い申し上げます。
 
就職活動を通して、○○様はじめ貴社の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
今後、何かの縁でお会いすることがありましたら、何卒よろしくお願いいたします。
 
--------------------------------
〇〇大学〇〇学部○○学科4年
〇〇 〇〇(氏名)
〒123-4567
○○県○○市○○1-2-3
TEL:03-1234-5678
E-Mail:abcdefg@~

内定辞退メールを送るときのポイント

件名は簡潔に内容が伝わるように


内定辞退のメールを送るとき、件名に悩む人も多いのではないでしょうか。件名はなるべく簡潔に、内容が伝わるように書きます。

「内定辞退のお詫び」もしくは「内定辞退のご連絡」と書くのが一番わかりやすいでしょう。

また、「内定辞退のお詫び【○○大学・氏名】」といったように、大学名と氏名を付け加えても良いと思います。
 
 

最初に辞退したい旨を伝える

長々と前置きを書くのではなく、まずはじめに辞退したい旨を伝えます。

ですが、辞退したい旨を伝える前に、
「このたびは、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。」
と、内定をいただいたことに対する感謝の気持ちを書くとより丁寧になります。

辞退したい旨を伝える文では、「誠に恐縮ではありますが」と前置きを入れてから書くようにしましょう。
 
 

できる限り丁寧な文章を心がける

会社側にとって内定辞退は決して喜ばしいものではありません。面接時は入社したいと言っていたわけですから、なおさらお詫びの気持ちは伝えるべきです。
 
また、採用試験を通して、筆記試験や面接、さらにはOB訪問やリクルーター面接など会社の方々にはあらゆる場面でお世話になっています。何度も時間を割いてもらったお礼も伝えるようにしましょう。
 
お詫びの気持ちとお礼を丁寧な文章で書けば、会社側も理解してくれるはずです。
 
 

最後に署名をつけるのを忘れずに


送るメールに署名をつけるのはビジネスを行う上では常識です。内定辞退のメールを送るときにも署名をつけるのを忘れないでください。

署名の書き方ですが、「大学名・学部・学科・学年」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載すれば問題ないでしょう。

「住所」は引っ越しをする場合でも現在住んでいるところの住所を、「電話番号」「メールアドレス」は連絡のつくものを記載します。

内定辞退について気になること

メール連絡でよいのか

メール連絡で構いません。

なかには電話連絡のほうが良いとしている就活本などもありますが、内定辞退のような重要な連絡は、カタチとして後に残るメールで送ったほうが確実です。

しかし、内定辞退のメールを送ったにもかかわらず、会社側からなんの連絡もない場合は、
一度人事部に電話して確認を取ったほうが良いでしょう。

 

どんな理由を書けばよいのか

内定辞退をするからには、どんな理由で内定辞退するのかを会社側に伝えなくてはなりません。ですが、辞退したい理由はそれほど詳しく書く必要はありません。簡潔にまとめます。

「貴社での仕事のこと」「自分自身の適正について」「会社に入社してやりたいこと」などを考えた結果、
別の会社に入社をする決意を固めたことを伝えましょう。

入社を決めた会社名も書く必要ありません。「別の会社」「他社」などと表記すればOKです。

 

返信がきたときどうすればよいか

返信の仕方は会社ごとに違います。そのままメールで返信がくることもあれば、電話や書類が送られてくる場合もあります。

それから先は会社側の指示に従ってください。たいていは内定辞退を受諾した内容が送られてくると思います。

内定辞退を受諾した内容の返信が届いた場合、それを持って内定辞退が成立したことになります。ですので、以後は特に電話をかけたりメールを送ったりする必要はありません。

 

呼び出されたら断ってもよいのか

会社側がどうしても欲しい人材だと考えている場合、内定辞退をひきとめられるケースがあります。また、一度会社に来て直接謝罪をしなくてはいけなくなるケースも稀にあります。

そのようなとき断ってしまっても良いのか。結論から言うと、断ってしまって構いません。

「まだ就職活動を続けたい」「卒業論文など学業が忙しい」「実家に帰って両親と時間を過ごしたい」など素直にその理由を説明しましょう。

しかし、「なんで行かなきゃいけないのか」など高圧的な態度をとるのはやめましょう。

本来は会社を訪問して謝罪するのが社会人としてのマナーです。しかし、内定を何個も持っている人などすべて訪問するのは大変です。ですので、メール連絡にしているだけなのです。

自分が実際に訪問して謝罪したほうが良いと感じるなら、会社に行っても良いのです。

 

採用試験の他にOBやリクルーターにお世話になっていた場合どうすればよいか

就職活動ではOB訪問をお願いしたりリクルーターがついて面談をしたりすることも多いと思います。

もし内定辞退をする会社にお世話になったOBやリクルーターがいる場合はどうすれば良いか。

こちらはやはりお世話になった感謝の気持ちを込めて、内定辞退のメールとは別に個人的にお礼のメールを送りましょう。

特にOB訪問をお願いした場合は、人事とは関係なく本人の好意で会ってもらっていることがほとんどです。

内容は内定辞退メールの例文を参考に、OB訪問やリクルーター面談で学んだこと・参考になったことなどを記載すると良いでしょう。

まとめ

学生のみなさんはお詫びのメールを送った経験などほとんどないと思います。しかし、社会人になると何かとお詫びや謝罪をする機会が出てきてしまいます。そのようなときのためにもお詫びのメールの送り方を覚えておいて損はないと思います。

丁寧な文章で誠意を込めて書いたメールならば、会社側にもその気持ちは伝わるでしょう。マナーをしっかりとおさえれば、トラブル等に巻き込まれることはありませんので安心してください。

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