目次

はじめに

インターンシップをするうえで、必要不可欠なものといえば、メールのやり取りですよね。学生から企業へ、企業から学生へ、インターンシップ後のお礼のメールといったように、状況はさまざまですが、いずれにせよメールは学生と企業とをつなぐ大切なツールです。メールが作れないと、インターンシップを始めることができないといっても過言ではありません。今回は、メールのやり取りをするうえで、相手に好印象を与えるメールの作り方をご紹介していきます。

メールを書き始める男性の腕

インターンシップに関連するメールとは?

ひとえにメールといっても、インターンシップに関わるメールには、さまざまな種類があります。ここでは、3つの種類に分けてそれぞれのメールの作り方のコツを紹介していきます。

1.学生が企業に送るインターンシップ参加申し込みメール

1つ目は、学生がインターンをしたい企業にインターンシップ参加の希望を送るときのメールです。最近では、大手のポータルサイトを使って、インターンシップの申し込みができる企業も増えてきています。しかし、まだまだメールを用いて参加の申し込みをする企業もたくさんあります。このメールがないと、インターンシップは始まらないといってよいでしょう。

2.企業が学生に向けて送るインターンシップの概要に関するメール

2つ目は、逆に企業側から学生に向けて配信される、企業主催のインターンシップや会社説明会などの概要が掲載されたメールです。大手のポータルサイトなどで興味のある企業をチェックしたり、すでにインターンシップが決まっていたりすると、その企業から企業が主催するイベントの概要や告知がメールで送られてくることが多々あります。実は、そういったメールが送られてきたときこそ、チャンスなのです。内容をしっかりと確認し、必要であれば質問をメールで送りましょう。また、質問がなくても最低限、情報を提供していただいたことに対するお礼のメールを送ることで、意欲的な姿勢を示すことができます。 

3.インターンシップ後のお礼のメール

3つ目は、実際に企業でのインターンシップが終わったあとに送るお礼のメールです。社会人にもなれば、その都度相手にお礼のメールをすることは常識です。社会人になる準備段階として、短期インターンシップに参加した後はお礼メールを早めに送り、相手からの好印象を得ましょう。

インターンシップ先が見つかったら送ろう!

インターンシップ参加申し込みメールの作り方のコツ

インターンシップをしたい企業が見つかったら、まずはさっそく企業宛に参加申し込みのメールを送りましょう。仕事に関するメールは、パソコンでのやり取りがマナーとされています。なので、メールを送るときは必ずパソコンから送ります。やむを得ずスマートフォン・携帯電話から送る場合は送受信の設定に十分注意し、不都合のないように徹底しましょう。このとき、大手のポータルサイトから送る場合とメールで送る場合とでメールの内容に大きな違いはありません。

具体的なメールの内容は?

まずは、メールの構成そのものから確認していきます。

メールを作るときの大事なポイントは、”読み手がすぐに理解できる”ことです。 

宛名
「会社名 部署名 担当者名」

自己紹介
「所属大学・学部 学年 氏名」

要件
「貴社インターンシップへの参加を希望します」などのように結論から書き始めるようにしましょう。もし、複数日程で日程を選択できる場合は、日程も含めて書き始めると効率的です。

署名
「大学名・学部・氏名・電話番号・メールアドレス」を記載する 
この構成は必ず覚えておくようにしましょう。ここでのポイントは署名です。名前だけではなく、大学名・学部学科・電話番号・メールアドレス(パソコンと携帯電話)そして可能であれば住所なども記載しておけば、より丁寧な印象です。

次に大事なのは”読み手のことを考える”こと

次に考えなければいけないのが、メールを受け取る採用担当者のことです。社会人は1日に100通以上のメールのやり取りを行っていて超多忙なうえに、その中には自分と同じようにその企業へのインターンシップを希望する他の学生が多数います。よって、長文すぎるメールやまどろっこしい表現を使ったメールは歓迎されません。要点をまとめた、簡潔で読みやすい文章を送るように心がけましょう。

相手からメールが来たら送ろう!

返信メールの作り方のコツ

すでにインターンシップへの参加が決定している場合は、以下のようなメールが送られてくることがあります。

具体的なメールの内容は?

---------------------
※こちらのメールはxx月xx日参加される方にのみお送りしています。
こんにちは。
株式会社○○ 人事部の△△です。

夏季インターンシップにご応募いただきありがとうございます。
夏季インターンシップの概要は以下の通りです。

【日時】
8月18日 12:30~18:00
8月19日 10:00~19:00

【会場】
株式会社○○東京本社
住所:xxxxxxxxxxx

【持ち物】
・筆記用具
・ノートPC

それでは当日お会いできるのを楽しみにしております。

株式会社○○
人事部 △△
-------------------

上記のようなメールを受信した場合にも返信をするようにします。そこでは、「メールの内容を確認したこと、概要を送信していただいたことに対する感謝」を記します。

インターンシップを終えたら送ろう!

お礼メールの作り方のコツ

短期インターンシップを終えたあと、多くの学生は達成感から、ついお礼メールを忘れがちです。しかし、何もしないなんてことは当然マナー違反。忘れずにお礼メールを送りましょう。短期のインターンシップとはいえ、学生を受け入れた企業側は多大な資金と時間を割いて開催しています。そのことを踏まえたうえで、相手へのお礼メールは忘れずに送りましょう。具体的なメールの書き方については、「インターンシップ お礼 メール」を参考にしてみてください。

知らないと恥ずかしい!企業宛にメールを書く際のマナー

企業宛にメールを送る場合には以下の点に注意して送るようにします。

・件名で内容がわかるようにする

件名を工夫するのは、相手への配慮を示すシンプルで効果的な手段です。相手は1日に100通以上のメールのやり取りをしているのですから、件名を「インターンシップ受入のお礼 ○○大学△△」といったように、一目で内容が予測できるものにすることで、相手の負担を減らすことができます。 

・読みやすいレイアウトにする

相手が自分のメールを読むために割く時間をなるべく短くするためにも、メールの内容は改行を使うなど、読みやすさに気を配りましょう。内容にもよりますが、25文字以内で改行、5行程度で一行あけて段落を変えると、読みやすいメールになります。改行なしの長文メールは絶対に避けましょう。

・前向きな文章にする

メールの内容でよくありがちなのが、「まだまだ未熟者であるので、色々とご迷惑をおかけするかもしれませんが……」といったネガティブな内容です。しかし、こういったネガティブなメールは、読み手にいい印象を与えないので注意しましょう。「このたびはインターンシップに受け入れていただき誠にありがとうございます」「参加させていただくことを楽しみにしております」といったように、送る内容は簡潔で前向きなものにすると好印象です。

パソコンとノート

まとめ

インターンシップをするうえで、メールがいかに大切な要素であるかということがお分かりいただけたでしょうか。メールを作るうえで大事なのは”読みやすさ”と”理解のしやすさ”です。送るときは相手の立場になって考えてみましょう。メールで好印象を与えることができれば、インターンシップの幸先の良いスタートをきることができるはずです。

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