目次

送付状とは?どんな時に使うの?

送付状とは、郵便物などを送るために、送ったものの概要や送り先への挨拶などを書いた書類のことをいいます。「郵送物が足りない」「書類が足りない」といったことがないよう確認するための資料として使用されます。

 

送付状は「カーターレター」や「添え物」、「送り状」なども呼び出され、さざましいシーンで活用されています。特にビジネスでは、送付状を添えることが礼儀とされているため、これから社会に出る就活生の方は、ここでその知識を得ておきましょう。

 

また、送付状は履歴書を郵送する場合にも使用します。履歴書とそのほかの書類に漏れがないかの確認で使用されることはもちろん、自己アピールのツールとしても使用されます。以下では、履歴書に添える送付状の書き方や、押さえておくべきポイントなどについて説明していますので、ぜひ送付状作成の参考にしてみてください。

送付状の書き方

 日付

送付状に記入する日付は、紙面の右上に記入します。日付は送付状を作成した日ではなく、履歴書を発送する日を記入してください。後から書こうとして忘れてしまうケースがありますので、その点には気をつけておきましょう。加えて、送付状の日付と履歴書の日付は、同じ日付を記入します。日付がずれているとあまり良い印象を抱かれないので、その部分にも注意しておく必要があります。

 

 宛名

宛名は日付から1行下がった左上に配置し、送り先の会社名と部署名、担当者名を記入しましょう。このとき、会社と部署名だけの場合は「御中」、担当者名まで分かっている場合は「様」、担当者がいることだけ分かっている場合は「採用担当者様」と記入してください。宛名で使用する敬称は、よく間違われるポイントです。記入する際はどの敬称を付けるのが正しいのか、よく確認するようにしましょう。

 

 署名

署名は宛名より1行さがった右側に配置し「大学名・学部学科名・氏名・住所・電話番号・メールアドレス」を記入しましょう。署名の記入で注意すべきポイントは、大学名や学部学科名、住所などを省略してはいけないという点です。履歴書で略称を使ってはいけないように、送付状でも略称を使用することは好ましくありません。ですので、送付状を作成する際には、正式名称で正しく記入するようにしてください。

 

 タイトル

送付状の内容を表すタイトルは、署名より1行下がった中央に記入してください。タイトル名には、一目見て内容が分かるものを使用しましょう。具体的には「応募書類の送付について」といった、簡潔なタイトルが適しています。また、送付状の見た目を良くするため、タイトルだけ文字のサイズを変えるというのもおすすめです。

 

 頭語・結語

頭語と結語は、「拝啓と敬具」を使用しましょう。頭語と結語には「謹啓と謹言」「謹呈と謹白」などのように、「拝啓と敬具」よりも丁寧な表現がありますが、履歴書に添える送付状では過度な表現になってしまいます。丁寧過ぎて鼻につくと感じる方もいますので、頭語と結語には「拝啓と敬具」を使うのが無難です。

 

 時候のあいさつ

頭語の後に続く時候のあいさつは、季節に触れても触れなくても問題ありません。まず、季節につてい触れない場合の書き方としては「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と記入するのが季節に左右されない書き方です。

 

「時下」という言葉には「このごろ」という意味があるため、季節を選ばずに使用できます。続いて季節に触れる場合の書き方としては、1月「新春の候」、2月「余寒の候」、3月「早春の候」、4月「陽春の候」と、それぞれ「時下」と入れ替える形で記入します。

 

このときに注意しておきたいのは、時候のあいさつを送付状の日付に合わせるという点です。送付するのが月末だからといって、翌月の時候を記入してはいけません。時候のあいさつには、送付状を作成した日や送り先に到着する日は関係ないので、送付状には履歴書を発送する日のあいさつを記入する、という部分に気をつけておきましょう。

 

 本文

時候のあいさつから改行して本文を記入します。本文の始めには、履歴書などの書類を送った理由を記入し、続いて簡単な自己PR文、最後に審査に対するお願いの言葉を記入してください。本文の終わりには「敬具」を付けることを忘れないようにしましょう。

 

 記書き(同封書類)

記書きは「敬具」から1行以上下げた中央に配置し「記」の下に箇条書きで同封書類の名前を記入します。その際、右下に「以上」と記入することを忘れないようにしてください。

送付状を書く時のポイント

 定型の形を守る

送付状には、はっきりとした定型文はありませんが、記入すべき項目はほとんど決まっているため、その形に沿って記入しましょう。見る人によっては定型ではないと判断する人もいるので、この記事であげた項目は省略せずに記入してください。

 

 パソコンで作成する

履歴書では、パソコンで作成したものよりも手書きで作成したものの方が良いという意見が多いですが、送付状に関してはどちらが良いという意見はほとんどありません。やり直しのきかない手書きでは、多くの時間を消費してしまうことも考えられます。ですので、履歴書に添える送付状は、パソコンでデータを作りプリントアウトする方法で作成しましょう。

 

 A4の用紙に印刷する

履歴書のサイズはA4が良いとされていますので、履歴書に添える送付状にもA4の用紙を使用しましょう。履歴書と送付状のサイズが揃っていない場合、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまいますので、履歴書と送付状はA4で統一するようにしてください。

送付状には自己PRを付けたほうがいいの?

送付状は同封書類が足りているかどうか確認することを目的としたものですが、自己PRの文章を記入することで、自身をアピールするツールとしても使用できます。この記事を読んでいる方のなかには「履歴書の自己PR欄があるから必要ない」と考える方もいるかもしれませんが、それは間違いです。

 

確かに、履歴書の自己PR欄で魅力的なアピールができていれば、送付状に自己PRを書く必要はありません。しかし、仮に同程度の評価を受けた応募者がほかにもいた場合、企業がどちらの応募者を選ぶかといえば、自己PRを書いていた応募者が選ばれます。

 

履歴書の審査では書かれている内容に加えて、履歴書や送付状、封筒などを丁寧に作成しているかどうかもチェックされます。丁寧に作成された履歴書や送付状は丁寧な印象を与えるだけでなく、企業に対する意欲があるという印象も与えられます。

 

ですので、採用担当者に少しでも良い印象を与えて合格をたぐり寄せたいのであれば、送付状には自己PRを記入しておくのが良いです。

まとめ

履歴書に添える送付状には、定型文というものはありませんが、一般的に必要と言われている項目を構成することが大切です。また、送付状に自己PRの項目を設けることで、採用担当者に良い印象を与えられますので、送付状を作成する際は、ぜひ参考にしてみてください。

【インターン・エントリー会】エントリーシートの書き方から企業選び、応募までを徹底サポート!

リービング長期インターン紹介ページ

インターンをする学生は、年々増えています。あなたにオススメのインターン先を、数々のインターンを知り尽くしたリービングのメンターがご紹介します。

リービング長期インターン紹介

関連するインターンコラムコラム一覧を見る