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面接辞退のメール必要性とは?

「選考を受け入れない以上、脱獄のメールも必要ない」と考えています就活生も少しありません。一生を決めると言っても過言ではない就職活動で、連絡もせずに脱阻むことは悪いしてもらないで、要注意です。

ひとつの企業の選択を受けていたとしても、悪い噂ののは人伝に広がっているものです。同業界であれば、想像以上に早く広まっています可能性があると心得ておきましょう。時間がない、忙しいと感じています就活生は、メールで意向だけでも伝えておいてが無難です。

面接辞退はメールだけでは不十分?

「せっかく面接まで残してもらった」という気持ちがあったとしても、採用担当者の都合をイメージしながら、相手方の手間にならないように辞退の意向を伝える必要があります。そのため、まずはメールで意向を伝えるという方法がベストです。もし、採用担当者に本当に良くしてもらったなど、気持ちを伝えたい場合にはメールの後に電話をするようにしましょう。

企業の立場からすると、まず把握しておきたいのは面接を辞退するという事実です。採用担当者と直接話すことができない可能性があるという点が電話のデメリットとなりますので、メール+電話の二段構成で辞退の意向を伝えるようにしましょう。

面接辞退のメールに理由は必要?

面接を辞退するにあたり、企業側に明確な理由を伝える必要はありません。あまりに詳しく書きすぎることで、企業に失礼にあたる場合があることも頭に入れて起きましょう。例えば、「他の企業の選考が進んでいる」、「正直社員に魅力を感じなかった」などの理由で辞退しようと考えた場合でも、「一身上の都合により」「諸般の都合により」という形でまとめて問題ありません。

面接辞退メールの書き方

件名

まずは、メールの内容を件名だけで把握できることが最初の条件です。人事担当者の採用活動を行っている時期の忙しさは、想像を超えるものです。1日に何百件のメールに目を通している人事担当もいますので、しっかりと目を通してもらえる件名で送ることを心掛けましょう。

宛名

仮に面接以降の選考を辞退する場合でも、社会人として恥ずかしいミスのないように意識しましょう。宛名については、敬称のミスをしてしまいがちです。会社や人事部などの組織にあてる場合には「御中」、担当者個人に送る場合には「様」となります。辞退している以上選考には影響しませんが、社会人の常識として、心得ておきましょう。

冒頭のあいさつ

文章はあいさつからはじめましょう。まず、面接まで残してもらった感謝の気持ちを伝えることが大切です。ただし、あくまでもあいさつですのでコンパクトにまとめるように心掛けましょう。基本的には、大学名と学部、氏名の後に、「先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」程度で構いません。

本文

本文は、要件を単刀直入に記載することが大切です。もちろん、申し訳ないという気持ちを表現することも重要ですが、面接を辞退することから書き始めましょう。お詫びの気持ちについては、その後に表現できていれば問題ありません。

まずは、「一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました」と記載した後に、「貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、申しわけありません」という形で意向を伝えましょう。また、もし電話連絡するつもりなのであれば、「メールにて意向をお伝えし、あらためてお電話致します」と記載しておくと、気遣いのあるメールに仕上げることができます。

締めのあいさつ

締めのあいさつは、社会人が使用する「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈りしております」という決まったフレーズでかまいません。面接の辞退を伝えるメールを送る機会はそう多くないかもしれませんが、就職活動中に送るメールでは使用頻度が高いフレーズになりますので、テンプレートとして活用しましょう。

署名

そして、最後に人事担当者がいつでも連絡をとれるように、大学名・学部・学科・氏名・メールアドレス・電話番号・住所を記しておきましょう。企業では、選考を辞退した後でも書面を発送するなどして、お互いの意向にずれがないかを確認する作業を行う場合があります。その時に、メールや電話、郵送など、企業が用いているどんな方法でも相手方が困らないための気遣いになります。

面接辞退のメール例文

件名:面接辞退のご連絡(○○大学 氏名○○○○)

宛名:○○○○株式会社 人事部御中(採用担当者個人に送る場合は○○○○様)

冒頭のあいさつ:○○大学○○学科の○○○○です。先日は、面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

本文:この度は、○月○日に貴社の面接に伺う予定になっておりましたが、一身上の都合により今後の選考を辞退させていたただきたく、ご連絡をいたしました。

お忙しい時間の中で選考していただいたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。大変身勝手なお願いとは存じますが、お許しいただきたく存じます。また、本来直接お伝えすべきところをメールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。(電話連絡をするのであれば、直接お伝えしたく思いますので、あらためてお電話致します)

締めのあいさつ:末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈りしております。

署名:○○大学○○学科 氏名○○○○

メールアドレス:☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓☓@☓☓☓.co.jp

電話番号:080-1234-5678

住所:☓☓☓-☓☓☓☓

○○県○○市○○区○○○○

面接辞退メールを送るポイント

面接を受けられないことが分かったらすぐ送る

面接辞退メールを送る上で、もっとも大切なのは分かった段階ですぐに意向を伝えることです。例えば、他の選考が進んだことで約束を守れないと分かったら、すぐにメールで事実を伝えましょう。就活生は、申し訳ない気持ちから連絡が遅れてしまうというケースが多いので、要注意です。採用担当者は思いの外早く準備を開始しているものですので、まずは事実を伝えることを優先させましょう。

短くコンパクトにまとめる

せっかく選考に残してもらったという気持ちが強くても、完結にまとめるように心掛けましょう。もし、気持ちを伝えたいという場合には、メールの他に電話をいれるという形で、使い分ける工夫も必要です。先ほども触れたように、人事担当者はかなり忙しい立場にありますので、謝罪の気持ちを長々とメールで表現されても困ってしまいます。そういった意味でも、相手への気遣いを忘れないようにしましょう。

選考に時間を割いてもらったことへの感謝も記載する

そして最後の面接辞退のメールを送る上で、大切な点が感謝の気持ちも忘れずに伝えることです。事実を伝えることに重きを置きながらも、選考の中でしてもらったことへの感謝も伝えましょう。ただし、字数はかぎられていますので、例文で紹介しているような表現を用いることをおすすめします。

まとめ

面接辞退のメールを送る場合には、事実を伝えなければならないという点とお詫びや感謝の気持ちを伝えることをしっかりと網羅するようにしましょう。各企業に対して、すべてオリジナルの文章を書く必要はありませんので、テンプレートとして準備しておくと良いでしょう。その上で、良くしてもらった企業には直接電話するという形で気持ちを伝えるようにしましょう。

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