目次

企業に送るメールの書き方

件名

件名は必ず記入、内容は簡単に!

友人同人のメールでのやり取りの際は、件名でわざわざ記入することは無しであります。

しかし、企業では一日何十通何百通というようにメールが舞い込みますがその中で優先順位を確定返信・対応しています何を見て訂正してかと言うと...受信ボックスに表示される送り主と件名です。また、名無しメールを送ってしまったら、まったく見えないけれど、そっちは忙しい社会人!確かに目を通してもらえるように工夫しましょう。

 

OB訪問の日程変更のお願い

会社説明会のお礼

面接の日程確認

 

「こんにちは」「ありがとうございました」「お疲れさまです」など、非常に使いやすいですが、これで内容が全部わかりません。

何をどうしたいのか、(会社説明会のお礼を言いたい)をしっかり押さえて、なおかつ長すぎない簡潔なものが相応しいでしょう。

可能であれば相手の名前、または自分の名前を記載するなら相手の注意を引くことができます。

 

宛名

会社名・部署または部門を記入します。会社宛または部署宛の場合は、”●●部 御中”

担当者が決まっていれば”ご担当者様”と記入、名前が分かって入いれば忘れずに記入しましょう。

 

○○株式会社

  • ●部  △△様

 

株式会社を”(株)”と省略してしまうのは失礼にあたります。また会社名が株式会社の後に来るのが前にあるのかしっかり確認しましょう。

また、案外あるのが担当者名の誤字。印象が悪くなりますので必ず確認しましょう。

 


書き出し 

手紙の時のような時候の挨拶は不要です。メールでの大切な点は簡潔で伝えたいことを的確に表現する事。誰からのメールなのか相手がすぐわかるようにまず自己紹介しましょう。

 

こんにちは。

私、○○大学△△学部 ●●●●と申します。

 

たくさんの就活生のメールの中で、すぐに思い出してもらえるように大学名、そして名前はフルネームで記入します。

 

4、本文

書き出しの部分でも触れましたが、要件がはっきり伝わることがまず一番に大切です。

 

本日は貴社の会社説明会に参加させて頂き、誠に有難うございました。

 

会社案内やホームページでは知ることのできない情報を教えて頂き、貴社での仕事に対する理解が深まり、大変勉強になりました。

 

特に、社内において全社員が年齢立場に関わりなくアイデアを出し合うというお話は意味深く、より一層貴社の一員として働かせて頂きたい思いが強くなりました。

 

 

まず、相手に対するお礼を書きます。そのあと自分の感想や今、どう感じているかを加えることができるでしょう。この部分でいかに適切でありながらオリジナリティーを出せるかによって相手に与える印象が違ってきます。

 

注意点

・文を長くしすぎず適当なところで改行する。

相手もパソコン上でメールを確認します、改行していない長い文は非常に読みにくいですよね。

・敬語の使い方

使い方が間違っていないか見直して不自然な所を見つけます。自身がない言葉遣いは他の人に確認したり、きちんと調べましょう。

・”!”の使用

感謝や感動を伝えたいとき不意に”!”マークを使ってしまっているかもしれません。ビジネスメールにおいては使わない記号です、注意してください。

 

 

 

締めの挨拶

締めの挨拶もワンパターンであっては気持ちが伝わりませんし、お願いやお詫びのメールの際には相応しい挨拶にしなければなりません。

 

代表的なものとしては…

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

本日は本当にありがとうございました。

引き続きよろしくお願いいたします。

 

日程の相談や、何かのお願いをする場合

何卒よろしくお願い申し上げます。

※前に、”お忙しいところ恐縮ですが”とつけることもできます。

お手数ですが、ご検討下さい。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

 

お詫びの場合

ご期待に沿えず、大変申し訳ありませんでした。

重ねてお詫び申し上げます。

 

 

お礼のメールの際は、”取り急ぎ、お礼とさせて頂きます。”と書くこともできます。

 

 

 


署名

最後に、自分の氏名、大学名、電話番号、メールアドレスを記載します。

時間短縮にもなりますし、誤字脱字を防ぐためにも定型を用意しておいてスタンプのようにメールに添付するのをお勧めします。

一文字でも間違っていれば、その後の連絡がスムーズにいかなくなり悪い印象を与えることになります、必ずスペル等確認しましょう。

 

================

山田 太郎

○○大学○○学部○○学科○年生

TEL 090-○○○○-○○○○

E-mail  △△□□@●●.●●.jp

================

 

可能であれば、自宅住所・電話番号を記載するのも良いでしょう。

企業にメールを送るときのポイント

送る時間帯に注意

返信時間の基本的ルールはない

メールは電話と違い好きな時に、都合のよい時に見ることができます。

ですから、過度に何時に送ったら良いのか?と考えなくても大丈夫です。

 

しかし、だからこそ相手の状況を考えて目を通してもらえそうな時間に送る事は大切です。

 

どんな時間帯に送るべき?

当たり前ですが、相手の企業の方は就業中にメールをチェックし対応します。

朝一にメールチェックをする社会人の方は多いようです。ですから、この時間帯にメールを送るのは効果的です。

また、午後の業務開始時(13時)もメールを確認します。この二つの時間帯を意識して送りましょう。

 

どんな内容のメールを送るかも考慮する

日程の変更や参加の有無など、相手にも確認してもらわなければならない内容や返信が必要なのメールを送る際は早い時間帯に送るようにしましょう。

もし、就業時間ギリギリに日程に関する連絡をするなら、相手はその件を次の日に持ち越して扱うことになるかもしれないからです。連絡ミスや時間のロスに繋がりかねませんから、気を付けましょう。

 

大学生と社会人では違ったタイムスケジュールで動いているので、自分の常識が相手にとってはそうではない場合があります。少し想像力を働かせて相手の立場に立って考えましょう。

  


返信は24時間以内に

 

メールを送る時間帯に明確なルールはありませんが、返信までの時間には明確な範囲があります。

会社では日々多くの事を処理しなければなりませんので、迅速な対応が求められています。

遅くなればなるほど、相手に負担をかける事になります。それは、こちらのマイナスイメージにつながります。

ですから、就活中は特にスケジュール管理をしっかりして日時や時間など自分の都合のよい時をすぐに確認できるようにしておく事も大切です。

 

まとめ

大学生活においてこの様なメールのマナーについて触れる機会は多くなかったかもしれません。しかし、これまで上げてきた注意点やマナーは社会人としてこれから何年も会社で協力して働いていくためには必要不可欠なことです。新しいステージに進むには知らなかった事、やったこと無い事は必ずあります、皆さん誰でもそうです。分からない事は周りに聞きながら習得していきましょう。きっと、就職活動に大きな助けになるはずです。

【インターン・エントリー会】エントリーシートの書き方から企業選び、応募までを徹底サポート!

リービング長期インターン紹介ページ

インターンをする学生は、年々増えています。あなたにオススメのインターン先を、数々のインターンを知り尽くしたリービングのメンターがご紹介します。

リービング長期インターン紹介

関連するインターンコラムコラム一覧を見る