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基本的に履歴書は返ってこない!

就職試験のために提出した履歴書には、住所や連絡先、経歴などの個人情報が書かれています。内定をもらえたとしても、不採用の場合は提出した履歴書を返却してほしいと思える人もいるのではないでしょうか。一度提出した履歴書は、基本的には返ってきません。

作成した履歴書を郵送、手渡しなどで企業に提出した時点で、履歴書の所有権は企業に移ります。つづり、履歴書を提出した時点で、その履歴書は企業のものになると考えるのですそのため、企業には返還義務がない、基本的には提出しなかった履歴書は返却されることはありません。

また、企業は履歴書を受け取った時点で個人情報保護の義務を有することになります。企業が提出した履歴書の情報を採用以外に利用するようなことがあれば、利用停止を求めることはできるでしょう。しかし、採用活動のみに利用している場合は、利用目的に逸脱しているわけではないので、返却してほしいと依頼があったとしても、企業はそれに応じる必要はないのです。 

企業が履歴書を返却しない理由

企業が履歴書を返却しない理由は、単に返還義務がないだけでなく、企業側ならではの理由もあります。一番大きな理由は手間がかかることです。

年に数名のみの採用なら返却してもそんなに手間はかかりませんが、大企業では応募者が1万人を超える企業もあります。履歴書を封入して郵送するだけで、かなりの手間と時間がかかります。

経費を節約したい目的もあるでしょう。応募者が多いほど、郵送代はかなりの金額になります。返還義務のない履歴書の返送に、手間と時間とお金を掛けて対応したくないのが企業側の本音です。

その他には、トラブルを防ぐ狙いもあります。企業は個人情報保護の義務を有していますが、履歴書を返送することで、封入ミスや郵送ミスなどの人為的なミスによって、個人情報が漏洩するリスクがあるからです。それなら一定期間は保存しておき、期間が過ぎたら企業側でシュレッダーや溶解するなどで処分したほうが、情報漏洩のリスクは下がります。

企業が履歴書を返却しない理由は、手間と時間、お金を掛けたくないこと、人的なミスによる情報漏洩を防ぐことの2つが考えられます。

企業は履歴書をどのように保管しているのか

履歴書の保管義務は、特に法律で定められていません。しかし、個人情報保護の義務があることから、履歴書の保管には注意を払っている企業が多いです。多くの企業は、社内の文書管理規定に基づいて履歴書を保管しています。

従業員の履歴書の保管は永年保存が基本で、退職後も3~5年程度は保管しておく場合が多いです。目的は将来何かトラブルが発生したときに備えて、過去に遡って事実関係を確認することがあると考えられます。社員の身に何かあったときだけでなく、社員との間にトラブルが発生したときに事実関係が確認できる側面もあります。

不採用になった人の履歴書の保管は、特に法律で定められていませんが、前述のとおり、基本的には返却せずに企業側で処分されることがほとんどです。しかし、不採用者が履歴書の返却を求めてくることもあり、その求めに応じて返却する企業もあります。すべての企業にあてはまるわけではありませんが、一定期間は社内に保存しておき、その期間が過ぎた段階で処分する会社が多いようです。

履歴書を返却してもらうことはできるのか?

履歴書の取り扱いについては、企業の応募要綱に記載されていることが多いので確認してみましょう。「不採用の場合は応募書類を返却します」「応募書類は返却しません」などの記載があるはずです。企業はその応募要領に従って、応募書類を取り扱います。

「応募書類は返却しません」と応募要綱に記載されている場合は、たとえ不採用であったとしても、返却してもらうのは難しいでしょう。返却しませんと記載しているにもかかわらず、返却してほしいという求めに応じてしまうと、他の応募者からクレームが入る可能性があります。

前述したように、履歴書を企業に提出した時点で、履歴書の所有権は企業に移ります。そのため、不採用の場合でも企業に履歴書の返還義務はありません。手間や費用がかかること、情報漏洩のリスクがあることを考えると、返却してもらえる可能性は低いでしょう。

もし、提出した履歴書の内容を確認したいのであれば、提出する前にコピーをとっておくとよいでしょう。また、履歴書の再利用が目的で返却してほしいのなら、それはおすすめできません。どうしても跡が残りますし、履歴書の内容は応募する企業ごとに変えたほうがよいからです。

基本的には、一度提出した履歴書は返却してもらえないと覚えておきましょう。

返却の依頼方法

履歴書を返却してほしい場合は、まずは採用担当者に連絡しましょう。連絡方法は電話、メールどちらでも大丈夫です。依頼するときに気をつけたいのは、企業には返還義務がないことです。履歴書は提出した時点で所有権は企業側にあります。

不採用になってしまい、企業に対しては良い印象を持っていなくても、返却を依頼するときはお願いする姿勢を忘れずに、丁寧に対応することを心掛けましょう。応募要綱に「返却しない」と記載がない場合は、返却依頼に対応してくれる場合もあります。対応してくれた場合は、必ず感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

また、返却を依頼して、たとえ断られても横柄な態度はとらないように注意してください。採用担当者が誰とつながっているかわかりませんし、他社に採用されて働きだしてみたら、その会社と取引がある可能性もあります。どんなときも感情的にならず、丁寧に対応することを心掛けてみてください。

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