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お礼メールは必要か?

お礼メールは必要ですので、面接の日程についてなどの連絡をもらって必然返すようにしましょう。また面接後もお礼メールを送るようにしています。

 

自分が誰かのために時間を割いて何かをしてあげたのに、全部お礼を言われたかったどんな思いますか?善意で行ったことだが、やはり少し思うとはありますよね。

 

面接の場合は、自分がその企業に入社したいと思い、履歴書などの書類を送ります。採用担当者は、やる気のある人や会社に有利にしてであろう人を採用しようと思っていますします。

 

数ある履歴書の中から選んでもらい、面接の日程連絡などをメールで受け取ることになります。また自分のために企業側が時間を調整してくれて面接を行ってくれたのですから、面接が終わったらお礼メールをする必要がありますよね。

 

お礼メールをするのとしないのとでは、印象が異なりますよね。お礼メールをした方が礼儀正しい子だと、採用担当者や面接官に思ってもらえます。

 

実際に就職して働き始めたら、お礼メールを送る頻度が増えます。就活中に学んでできるようになっておくと良いでしょう。

お礼メールを書く時のポイント

 ‐件名は簡潔に

お礼メールの件名は、簡潔にまとめるようにしましょう。あまり長い件名だと読みにくくなってしまいます。また採用担当者も採用以外に仕事を行っていることがあります。

 

相手のことを気づかうメールを送るのも好印象に繋がります。一目で見て分かる件名にしましょう。

 

 ‐定型文だけではなく、自分の気持ち・考えも盛り込む

定型文を使うのはもちろん良いことなのですが、定型文に自分の気持ちや考えも盛り込むようにすると思いが伝わりやすくなります。

 

採用担当者や面接官は、数多くの就活生を面接してきています。ありきたりな文は読みなれているのです。ありきたりな文が送られてくる中で、自分の気持ちや考えが盛り込まれていたらどう思うと思いますか?

 

他の就活生達と違い、自分の考えをもっていることのアピールにもなります。面接での評価に加えメールでの印象も評価対象となっていきます。

 

 ‐面接や説明会後すぐに送る

面接や説明会が終わったらすぐにお礼メールを送るようにしましょう。あまり時間を空けてしまうと、何に対してのお礼メールか分からなくなってしまうだけではなく、感謝の気持ちが薄れてしまいます。

 

いくら丁寧にお礼メールを返したからといっても時間が空いてしまうと、今さらお礼メールを送られてもと悪い印象を与えてしまいます。

 

すぐにお礼メールを送るからこそ、好印象に繋がるのです。送るタイミングを間違えないように気をつけましょう。

 

 ‐パソコンから送る

お礼メールは、パソコンから送るようにしましょう。採用担当者とメールでやり取りをするのは、基本パソコンからですよね。面接の日程調整の連絡などパソコンでやり取りをしていたのではないでしょか。

 

必ず同じアドレスを使い、メールをするようにしましょう。いきなり知らないメールから送られてきても担当者は困ってしまいます。企業によっては、セキュリティの関係で知らないメールアドレスや登録されていないアドレスは、開かないで削除するように決められているところもあります。

 

またパソコン以外から送ると、初期設定されている署名などをそのまま送ってしまう可能性があります。ですので、お礼メールを送る際にはパソコンからと統一をしておきましょう。

お礼メールの内容・書き方

 ‐件名

お礼メールの件名は、「面接のお礼について」もしくは「【面接のお礼】○○○○(氏名)」、「平成○年○月○日の面接のお礼(氏名)」とするとよいでしょう。

 

件名を一目見て何の内容なのか確認することができますよね。内容が分かると担当者も早い段階でメールの内容を確認をして、面接官に知らせるなり、面接の評価に付け加える等の対応をしてくれます。

 

‐宛名

宛名は略さずに正式名称で送るようにしましょう。「(株)」と略して記載するのではなく、「株式会社」と正式に記載するようにします。

 

面接後であれば、採用担当者の名前も分かりますよね。必ず担当者名も記載するようにしましょう。

社名を記載したら改行して、「担当者の部署名と氏名」を記載していきます。

 

‐書き出し

お礼メールの書き出しで気をつけたいのが、いきなり文書を書かないことです。まずは、担当者の「会社名・部署・氏名」を、正式名称で記載していきます。面接の日程調整などで担当者とメールのやり取りをしている場合は、担当者の署名を参考に宛名を書いていきましょう。

 

‐本文

まずは、定型文を使ってメールの文書を作成していきます。文書の途中で、自分の気持ちや考えも盛り込んでいきましょう。最後にまた定型文で文書を締めて、署名を書いていく流れになります。

 

‐締めの挨拶

本文を記載し終えたら、締めの挨拶文を入れましょう。締めの挨拶文が無いと文書全体のバランスが悪くなってしまいます。締めの挨拶文は定型文を使うようにするとまとまりがよくなります。

 

‐署名

お礼メールの最後には、署名を入れるようにしましょう。署名を入れないと誰からのメールなのか判断しかねてしまいます。

 

署名には、「大学名・学部学科名・氏名・住所・メールアドレス・電話番号」を記載するようにしましょう。連絡先は、すぐに連絡のつく番号を記載します。

 

住所は、郵便番号も記載し都道府県から正式に書くようにしましょう。

 

・例文

株式会社○○○○

人事課 ○○様

 

お世話になっております。

本日、○時から面接をして頂きました、○○と申します。

本日はお忙しい中、面接の場を設けて頂き誠にありがとうございました。

 

会社説明から面接の日程調整まで、○○様に親切にして頂き、慌てることや不安に思うこと等ありませんでした。

 

本日面接をして頂いた中で、貴社の経営方針や経営理念など直接知ることができ、より一層貴社で仕事をしていきたいと思いました。

 

取り急ぎ、面接をして頂いたお礼を申し上げたく、メールにてご連絡をさせて頂きました。

末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

 

************************

○○大学○○学部○○科

・氏名

・郵便番号及び住所

・メールアドレス

・電話番号

************************

電話や手紙でもいいの?

お礼はメール以外にも電話や手紙などの手段もあります。ですが、電話だと担当者が多忙にしていて仕事をしている手を止めかねません。もし電話連絡をするのであれば、夕方から就業間際の時間帯は避けるようにしましょう。

 

また手紙ですと面接をしてから時間が空いてしまうこともあります。手紙を書くのであれば、その日のうちに書き郵送するようにしましょう。

 

これらのことを考慮すると電話や手紙ではなく、メールでお礼をすることをお勧めします。

まとめ

必然もお礼メイルをしなければならないようにもらえません。どうしてもその企業に就職したい場合や担当者にお世話になった、お礼メールをするようにしましょう。

 

お礼メールをすることで、礼儀正しい子だと評価してもらえます。面接の評価に追加されたこともありますので、アピールしてみるのも良いのではありません。

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