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添え状・送付状が必要な場合

添え状(送り状)とは

添え状(送り状)とは、履歷書やエントリーなどの応募書類を企業に郵送することに同封して送る文書です。「カーターレター」とも呼ばれ、書類を郵送するときに同封するのがビジネスマナーとされています。

添え物の目的は、郵送した書類の概要を理解してもらうことにあります。あいさつと郵送書類の一覧を記載することで、誰かの書類なのか、届いた書類の目的、書類に漏れそれを採用する者を理解してもらえます。採用担当者のものにはたくさんの書類が届くので、どんな書類が入っているかを一目でわかるようにする配達が必要なのです。

また、企業に「ビジネスマナーを理解している人」「しっかりした、礼儀正しい人」という印象を与えることもできます。

添え状は応募書類を郵送するときに同封する書類なので、直接企業に持参する場合は必要ありません。郵送するときに同封する書類だと覚えておきましょう。

添え状(送り状)は合否に影響するの?

添え状を同封するのはビジネスマナーですが、直接合否には影響しません。添え状を同封し忘れたからといって、選考対象から外されることはないでしょう。もし、同封し忘れたとしても、あまり気にしなくても大丈夫です。あとから添え状だけを郵送しても意味はありません。

しかし、 添え状を同封したほうが印象がよいのは確かです。同封し忘れてしまった場合は仕方ありませんが、応募書類を郵送するときはきちんと確認して、添え状も同封するようにしましょう。

手書きの添え状・送付状でもいいの?

添え状(送付状)を書くときにパソコンで作成するか、手書きにするかで悩む人もいるかもしれません。添え状は手書きでもいいのでしょうか。添え状には決まったフォーマットはないので、パソコンで作成しても、手書きでもどちらでも大丈夫です。大事なのはわかりやすく、見やすい添え状を書くことです。

パソコンの場合は間違えてもかんたんに修正できますし、手書きの文字に自信がない人でもわかりやすい字で作成できるのがメリットです。手書きの文字に自信がない人、パソコンが得意な人はパソコンで作成するとよいでしょう。

手書きの場合は、応募者の熱意や人柄が伝わりやすいのがメリットです。パソコンで入力した文字よりも、手書きのほうが採用担当者の印象に残りやすい可能性もあります。手書きで作成すると、間違えたときに修正できない、作成に手間や時間がかかるデメリットもあります。

添え状を手書きで作成したからといって、採用される可能性が高くなるわけではありません。あくまでも応募書類に同封する書類なので、直接合否に関わる書類ではないことを理解しておきましょう。手書きで作成メリット、デメリットを踏まえたうえで、パソコンで作成するか、手書きにするかを選ぶとよいでしょう。応募企業によって変えるのもひとつの方法です。

手書きの添え状・送付状の書き方

ここでは、 手書きの添え状(送付状)の例文を示したうえで、書き方を解説します。

例文


拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。

先日は、企業説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

私は〇〇業界を中心に就職活動を行っており、貴社の事業内容や経営方針にとても魅力を感じました。

ぜひ採用試験に応募させていただきたく、応募書類一式を同封させていただきます。

ご多用中、誠に恐れ入りますが、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

敬具

平成〇〇年〇月〇日

山田 花子

〇〇〇〇株式会社 人事部 人事課 〇〇様


※例文は横書きになっていますが、実際に添え状を手書きで作成するときは縦書きで書くので注意してください。 

書き方の解説

添え状は手書きの場合、縦書きで作成します。上記の例文は横書きになっていますが、実際に作成するときには縦書きで作成しますので注意してください。記載する内容は以下の7つです。

  • 頭語と時候のあいさつ
  • かんたんな自己PR
  • 同封した書類の案内
  • 結語
  • 送付年月日
  • 氏名
  • 宛先

手書きの場合は文章を書き始める場所に注意が必要です。例文で「拝啓」にあたる頭語は、1行目の一番上から書きましょう。「拝啓」のあとは1文字分あけて、時効のあいさつを書きます。

次からが本文です。本文は1文字下げてから書き始めます。かんたんな自己PRから書き始めるとよいでしょう。詳しい自己PRや志望動機は応募書類に記載するところがあるはずなので、詳しく書く必要はありません。

そのあとは「応募させていただきたい」という言葉とともに、同封した書類を案内します。例文では「応募書類一式」となっていますが、同封した書類を個別に書いても構いません。そして、「敬具」という結語で結びます。結語は下寄せで、行の一番下から1文字分あくぐらいの位置に書きます。

最後に送付年月日、自分の名前、宛先を書きます。送付年月日は郵送日を漢数字と和暦で、宛先は会社名を省略せず、正式な会社名を書きます。自分の名前は結語と同じく下寄せで、行の一番下から1文字分あくぐらいの位置に書きましょう。

添え状は1枚におさまるように書くとバランスがよくなります。あくまでも応募書類に同封する書類なので、2枚以上になると見た目がよくありません。

また、わかりやすく、丁寧な字で書くことが大切です。手書きの添え状は作成するのに手間と時間がかかりますが、その分、熱意や人柄はパソコンで作成したものよりも伝わりやすいのが特徴です。採用担当者の印象に残るように、丁寧に作成することを心掛けましょう。

添え状・送付状を書く時のポイント

ここでは、添え状(送り状)を書くときのポイントを説明します。 

無地もしくは罫線が入った白い便箋を使う

添え状を手書きで書くときは、無地もしくは罫線が入った白い便箋を使います。 派手な柄が入ったもの、色がついた用紙などは使用しないように注意してください。添え状は縦書きで書くので、縦書き用の便箋を用意しましょう。サイズは気にしなくても大丈夫ですが、応募書類のサイズに合わせたほうが、クリアファイルに入れたときにきれいに見えるのでおすすめです。

縦書きで書く

添え状は縦書きで作成するのが一般的です。「拝啓」などの頭語と時効のあいさつから書き始める、漢数字や和暦を使用するなどのマナーがありますので注意が必要です。前項で記載した例文と書き方の説明を参考に作成してみてください。 

黒のボールペンで書く

添え状を手書きで作成する場合は、黒のボールペンで書きましょう。万年筆で書くとインクがにじんで読みにくくなることがあるので避けたほうがよいでしょう。また、青のボールペンなど、黒以外の色のペンの使用も避けてください。最近は消せるボールペンもありますが、これも避けたほうが無難です。 

修正液は使用しない

添え状を手書きで作成すると、ボールペンで書かなければならないため、書き間違えても消すことができません。もし書き間違えてしまったら、修正液や修正テープを使用せず、最初から書き直しましょう。 修正液が塗られた添え状を渡されたら、採用担当者はあまりよい印象を持たないでしょう。書き直すのは大変ですが、書き間違えてしまった場合は、新しい用紙に最初から書き直しましょう。

丁寧に読みやすい字で書く

添え状を手書きで作成する場合は、丁寧に読みやすい字で書くことが大切です。手書きのメリットは応募者の熱意や思いが伝わりやすいところにあります。しかし、読みにくい字で雑に作成するとよい印象を与えるどころか、悪い印象を与えてしまい逆効果になります。手間と時間は掛かりますが、丁寧に読みやすい字で書くことを心掛けましょう。

自己PRを詳しく書きすぎない

添え状を手書きで作成して熱意や人柄を伝えたいかもしれませんが、自己PRを詳しく書きすぎないようにしましょう。かんたんな文章を添えるのは構いませんが、詳しい自己PRは応募書類に書いているはずです。添え状はあくまでも応募書類に同封するものであって、応募書類ではありません。添え状は届いたらすぐに捨てられる可能性もありますし、添え状に書いた自己PRと応募書類の自己PRに矛盾があった場合、採用担当者が困惑する可能性もあります。添え状にはかんたんに書く程度にとどめておきましょう。

日付は投函日を記載する

添え状に記載する日付は、郵便局に持ち込む日かポストに投函する日を記載しましょう。作成日ではないので注意が必要です。事前に作成する場合は、日付だけ空欄にしておくとよいでしょう。 

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