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面接の日程変更はメールの方がありがたい?

 まったく就活生のみんなさんが押さえておきたいのは、各企業の人事担当者が「面接の日程変更はメールの方があります」と感じているということです。就職活動時期に忙しさのピークを迎えているのは、就活生よりもむしろ人事担当者のほうと言えます。会社説明会や面接だけで、エントリーの確認やSPIの作成など常に仕事に追われている状態です。そんな電話に出る時間も惜しい状態の人事担当者には、面接の日程調整とされた要件でありばメールで済まないと本音があることを、最初に押さえておきましょう。

メールで面接の日程変更をするとマイナス評価になる?

「相手の都合も聞かずに日程変更のメールをするのはマイナス評価につながりそう?」と悩んでる就活生も少なくないと思いますが、人事担当者からすれば評価すべきポイントです。社会人の忙しさを配慮した行動をとれていますし、文面に残しているという点も評価の対象となり、メールで行う面接の日程変更のお願いは社会人としてふさわしい行動と言えます。マイナス評価になってしまうのは、要件を伝えるためにメールを使ったからではなく、意向の伝達というアクションが遅れてしまい急な日程変更の依頼になっていたり、メールで常識がないことを露呈してしまっていることが原因です。早くアクションを起こし、しっかりとした知識を備えた文面であれば、面接の日程変更はメールで行うべきと言えるでしょう。

面接の日程変更のメールの書き方とは?

件名

件名には「面接の日程変更のお願い」という要件を記載するとともに、もともと予定されていた日程と大学名、氏名を必ず記載しましょう。件名はタイトルと同じ働きがあり、件名で要件を把握することができれば、後からでも見つけやすいため「どのメールだったかな?」と探す手間が省けます。さらにもともと予定されていた日程を記載することで、人事担当者はメールを確認したらすぐにスケジュールの把握、変更に取り組むことができますので、件名は気の利いたメールの条件のひとつと言えます。

あいさつ

「日程変更のお願い」という本文に入る前に、あいさつとしてこれまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。面接まで進んでいれば会社説明会やグループディスカッションなどの選考の中で、少なからずお世話になっていることがあるはずです。「先日は会社説明会を開催いただき、ありがとうございました」などの一文があるだけで、いきなり本文に入る唐突さがなくなり、読み手に優しい文章に仕上げることができます。

本文

本文で面接の日程変更のお願いをするという本題を伝えることになりますが、まずは謝罪から記載するようにしましょう。「もともと確保してもらっていた日程をずらしてもらいたい」という就活生の都合に合わせてもらいたいというメールになりますので、それなりの気使いを表現することが大切になります。その後で日程変更のお願いをするに至った理由、希望する日にちを明示するという流れになります。また、企業によってはあらかじめ面接を行うスケジュールを就活生に提示していることもあります。そういった情報に見落としがないかは必ず確認し、もし提示されているような場合にはその日程内で希望日を送るように努めましょう。

まとめ

本文で要件を伝え終えた後は、あらためて相手を気遣いを表現する一言を添えるようにしましょう。忙しい人事担当者に対し、自分の都合に合わせてもらいたいというお願いになりますので、「ご多忙とは存じますが」といった一文は最低限必要になります。

署名

最後に署名として大学名や氏名だけでなく、住所や電話番号などの情報も提示するようにしましょう。人事担当者によっては、「できるだけ電話で済ませたい」という考えをもっていることもあります。そんな時にいちいちこれまで提出した書類を確認させてしまっていては、気が利いていないメールととらえられてしまう可能性があります。いつでもコンタクトをとれるようと相手を気使い、メールを送る際のフォーマットの書面には、大学名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスまでを記載しておくようにしましょう。

面接の日程変更をメールで送るポイントとは?

都合がつかない時と分かったらすぐにメールする

どうしても都合がつかないと分かったら、速やかにメールで連絡することがポイントのひとつ目です。予定されている日時まである程度時間があるという状態でも、面接の日程変更のお願いをする必要が生じた段階でメールを入れておきましょう。就活生目線では「まだ時間がある」という認識でも、企業に務める人事担当者が「調整が大変」と感じることも考慮した行動が必要になります。

お詫びから述べることで丁重な姿勢を表現する

就活生都合で送るメールであるということを念頭におくことも非常に大切です。メールの本文で日程変更のお願いという伝えるべき内容に入る前に、必ずお詫びから記載するようにしましょう。「大変急なお願いとなり、申し訳ありませんが」などの前置き程度の一文でも、記載されていることで「相手への配慮ができる」というイメージをもってもらうことができます。

面接の日程変更メールの例文

件名:〇月〇日に予定していただいていた面接日程変更のお願い〇〇大学〇〇〇〇(名前)

株式会社〇〇〇〇 〇〇〇〇部 〇〇様

先日は一次選考を開催いただき、誠にありがとうございました。

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。

大変急なお願いとなり、申し訳ありませんが、本日は面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。

〇月〇日〇時より面接を行っていただく予定となっておりましたが、急遽予定が入ってしまったため、どうしても時間調整の折り合いがつかなくなってしまいました。

誠に勝手なお願いとなり恐縮ですが、下記よりご都合がよろしい日程をご指定いただき、再度面接日時を設定をいただけませんでしょうか。

〇月〇日 ~ 〇月〇日 11:00 ~ 13:00

〇月〇日 ~ 〇月〇日 15:00 ~ 17:00

〇月〇日 ~ 〇月〇日 終日

御多忙の中、お手数をおかけして申し訳ありません。

何卒、ご検討下さいますようよろしくお願い申し上げます。

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〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科4年
〇〇 〇〇

E-mail:✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕@✕✕✕✕✕✕.co.jp
〒✕✕✕-✕✕✕✕
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇〇〇〇1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
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まとめ

面接の日程変更はメールで送るようにしましょう。多くの就活生は、「マイナス評価につながってしまうのではないか?」「どう送るべきなのか?」などの理由でアクションが遅れてしまいがちです。しかし、あらためてスケジュールを取り直す人事担当者の立場を考慮すれば、その行動の早さが非常に重要です。また、しっかりとした知識をもとに、常識のある文章でメールの作成さえ行うことができれば、マイナス評価に繋がることもありません。早く伝えることを最優先するよう心掛け、面接の日程変更はメールで行うようにしましょう。

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