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内定通知の本当の目的とは?

電話やメール、郵送などで知られることが多い内定通知ですが、企業の人事担当者は内定通知以外の目的をも持っているものです。その目的の一例として「書類の提出を依頼すること」「採用後のスケジュールを伝えること」「早めに就活の採用数の目安を把握すること」などがあり、その目的に合った通知方法を選択しています。

メールでの内定通知は書面を添えること、文字としてはスケジューリングを残せる、いち早く就活生に通知できるようにメリットがあり、人事担当者の要望のほとんどとんとを満たしているツールです。そのため、企業の人事担当者のほとんどはメールを活用して内定通知を行っています。

内定通知を受けた後の正しい行動とは?

内定通知のほとんどはメールで送られてくるものですが、企業によっては電話や郵送などの手段を併用する場合もあります。やり取りの優先順位としてはメールが最優先で、電話でや郵送はその次と心得ておきましょう。

メールでのやり取りには、レスポンスの早さや文字に残るといったメリットがあるため、人事担当者と就活生の双方にとってありがたいツールです。メールで通知が来たことを確認した段階で、承諾メールを返信すれば特段問題ありません。

電話などを併用するのは、人事担当者が「メールが正確に届いていることを確認するため」です。それと併せて就活生の意向をするイメージですので、あまり電話でのやり取りについては考え過ぎる必要はありません。

内定通知を喜ぶ前にすべきことがある?

内定通知を受けるとついつい手放しで喜んでしまいたくなりますが、その前にやっておくべきことがありますので先に片付けてしまいましょう。それは、「しっかりと承諾の意向を伝えること」「必要書類の提出すること」「今後のスケジュールの抑えること」の3点です。

採用には企業と就活生の双方の同意が必要になりますので、承諾の意向を伝え、必要書類を提出して初めて採用となります。また、企業によっては仕事を始める前に研修などを準備していることもあり、それを内定通知と併せて知らせることもあります。このような企業が必要とするスケジュールをすべてこなして初めて採用となりますので、注意しておきましょう。

メールで内定承諾の意向を伝える際にも、「しっかりとスケジュールを把握した」という表現をすることで、人事担当者とスムーズなコミュニケーションを図ることができるはずです。

内定承諾メールの正しい書き方とは?

件名

メールにおいては、気の利いた件名かどうかが非常に重要になります。企業の人事担当者の中には1日で何十通のメールのやり取りを常時しているという人もいます。そんな中でも必要な時にひと目で内容の把握ができ、すぐ見つけ出せる件名が気の利いたメールの条件です。

ただし、内定の通知をメールでもらっている場合には、件名を敢えてアレンジする必要はありません。「Re:」という表示に不自然さを感じるかもしれませんが、分かりやすさを優先するという意味合いでは手を加えない方が無難と言えます。

本文

内定の承諾の意向を伝える前には必ずお礼を述べましょう。人事担当者は数多くの就活生の中から、莫大な時間をかけて、採用を行っています。そのような取り組みに対してお礼を述べるだけで、「いろんな気使いができる」と感じてもらえるはずです。

お礼を述べた後でに本文で、極力シンプルに内定承諾の意向を伝えるようにしましょう。また、あらかじめ採用後のスケジュールが提示されている場合には、「スケジュールを把握もしています」と人事担当者に伝えられる一言も添えることができれば、人事担当者とスムーズなやり取りを行うことができるでしょう。

抱負

メールで企業と行うやり取りの中でも、内定承諾を伝えるためのメールには「抱負で締める」という特徴があります。抱負と聞くとオリジナリティ溢れたものをイメージしがちですが、長くても2分程度で十分です。あいさつ程度の意味合いでもありますんで、フォーマットとして準備しておきましょう。「ダラダラとした印象にならないように」という点だけ意識しておきましょう。

署名

最後に署名として大学名や氏名だけでなく、住所や電話番号などの情報をあらてめて提示するようにしましょう。人事担当者が内定通知の承諾の意向を受け取った後にどのような事務処理を行い、どんな情報を必要とするかは就活生には分かりません。

いつでも簡単にコンタクトをとれるようにという気使いの意味を込めて、フォーマットの書面には大学名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスまでを記載しておきましょう。

内定承諾のメールのポイント

すぐに内定承諾のメールを送る

内定承諾のメールには「正しい文章で書かれているか?」「不足している情報はないか?」などの気を使うべきポイントがさまざま存在しますが、「すぐに内定承諾の意向を伝えることが最優先」と意識しておきまましょう。

人事担当者は優秀な人材を採用するだけでなく、採用数を充足させるという責任も担っています。採用の目処がつくかつかないかだけで、負担や行動が変わってきますので、いち早いレスポンスを心掛けることが大切です。

内定承諾の意向をシンプルに伝える

初めてもらった内定通知であれば、感動のあまりあれやこれやと人事担当者に伝えたくなるものですが、それにコメントする人事担当者の立場も配慮しましょう。相手が知りたいことはなにかを常に意識し、まずは内定承諾の意向だけをシンプルに伝えることができているかを必ずチェックすることをおすすめします。

内定承諾のメールの例文

件名:Re:選考結果のお知らせ

株式会社◯◯◯◯技研 人事部◯◯様

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく、光栄に思っております。

謹んで受諾させていただきます。

(採用前にスケジュールなどの情報が提示されている場合には、「◯月◯日に◯◯研修のため訪問させていただきます」と情報を把握していることを伝える)

入社後はいち早く会社の役に立てるよう、精進致したく思います。

不慣れな点、至らない点が多くあるかと思いますが、今後ともご指導のほど宜しくお願いいたします。

―――――――――――――――――――――

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科4年

〇〇 〇〇

E-mail:✕✕✕✕✕✕✕✕✕✕@✕✕✕✕✕✕.co.jp

〒✕✕✕-✕✕✕✕

〇〇県〇〇市〇〇町〇〇〇〇〇1-2-3

自宅TEL:000-1234-5678

携帯TEL:080-1234-5678

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まとめ

内定承諾のメールはレスポンスの早さ、シンプルさを最優先することが大切です。もちろん社会人としての常識を見られる機会でもありますので、言葉遣いや誤字脱字についてはしっかりとチェックしておきましょう。

また、内定通知と併せて、重要な情報が提示されていることもありますので、見落としのないように注意しましょう。このようなポイントがしっかりと押さえられていれば、特段気を使うことはありませんので、自信を持って内定承諾の意向をメールで伝えましょう。

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