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面接辞退の連絡をするときはどうしたらいいの?

面接脱着の連絡をしたのを見て前に、基本的なポイントを押さえましょう。それもまた連絡方法は電話が良いのですか。メールでも良いのです。

基本的にメールでOK  

面接を辞退する場合はどのような手段で連絡すれば良いのでしょうか。面接まで2、3日以上時間があるときは、基本的にはメールでの連絡で構いません。「辞退の連絡なんて、電話じゃないと失礼にあたるのでは?」と不安に思う人もいるでしょう。しかし採用担当者は辞退連絡にとても慣れています。相手は毎日のように連絡を受けていますから、メールでも電話でもあなたが連絡しやすい方法で大丈夫です。もしも気になるならば直接電話でやりとりした方が良いでしょう。

前日・当日の場合は電話を 

面接を辞退しなければならなくなったのが、前日や当日の場合は必ず電話で連絡するようにしましょう。直前になればなるほど相手に迷惑がかかります。そこを意識して誠意ある謝罪を伝えるようにしましょう。就活生の中には電話が苦手という人もいます。そんな人は当日の連絡もついメールでしてしまうかもしれません。しかしメールは電話よりも気付くのに時間のかかる連絡方法です。面接の予定時刻よりも後にメールを見た場合、相手からは面接をサボったという認識を持たれてしまいます。直前の自体連絡は必ず確実性のある電話で行いましょう。

辞退を決めたらすぐに連絡する

電話であっても、メールであっても、一度辞退すると決めたらその段階で速やかに連絡をするようにしましょう。面接は面接官にも時間を割いてもらっているということを忘れてはいけません。あなたの他にも面接を受ける人がいた場合、連絡が遅くなるとその人にも迷惑がかかります。連絡をすぐにすることは社会人としても基本的なことです。面接を辞退すると決めたら、まずはなぜ辞退しなくてはならないのか、どのように連絡を取るのかを考えるようにしましょう。

辞退する電話の話し方のポイント

面接を辞退したいと考えている人の多くは、直前になってどうやって連絡しようと焦ってしまいます。そうならないためにも、ここでは電話で辞退する旨を伝える際のポイントを見ていきましょう。

連絡する時間帯に注意  

面接を辞退する連絡だけでなく、就活中のすべての連絡は企業の営業時間内にするようにしましょう。普段、友達や家族と深夜や早朝に連絡を取っているという人は要注意です。同じ感覚で企業に電話をすると相手に迷惑がかかってしまうことがあります。また、営営業時間外に連絡をすると、残業をしている人が電話を取ることがあります。このような時に相手が就活生で面接を辞退しようとしていると知ったら、電話を取った人から非常識だと思われる可能性があります。辞退の電話だけでなく、企業に電話をするときはその会社の営業時間内にするようにしましょう。

最初に辞退したい旨を話す

面接を辞退する電話では、氏名や所属を伝えた後、結論である面接を辞退したい旨を話すようにします。辞退の連絡となると、後ろめたくなってしまい、つい長々と言い訳のようなことを言ってしまいます。しかしそれでは何が言いたいのか相手に伝わらず、混乱させてしまうことにつながります。まずは面接を辞退したいということを明確に話し、それからその理由やお詫びの言葉を伝えるようにするとシンプルでまとまりのある連絡になります。

謝罪の気持ちをしっかり伝える  

面接を辞退する連絡で一番大切なことは、申し訳ないことをしたという謝罪の意思を相手に伝えることです。企業は採用活動に多額の予算を使っており、1人を採用するのに何十万何百万とお金がかかっているのが実情です。せっかく面接に進んでもらおうと思っていた人から辞退したいと話したら採用担当者は肩を落とします。それだけで済むならまだ良いのですが、その企業があなたの出身校を信頼している場合、学校そのものの信頼を損ねることになってしまう可能性があります。OBや後輩にも迷惑がかかるかもしれない行為だということを忘れずに、企業へはしっかりと謝罪の意思を伝えましょう。

面接辞退電話の会話例

「私、○○大学××学部の△△と申します。お忙しいところ申し訳ありませんが、人事部採用担当の□□様をお願いできますでしょうか」
 
「□□様でしょうか。私、○○大学××学部の△△と申します。ただいまお時間をいただいてもよろしいでしょうか」
 
「○月×日に面接に伺う予定だったのですが、諸般の事情により今後の選考を辞退させていただきたく思います」
 
「貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような連絡となってしまい本当に申し訳ありません」
 
「それでは失礼いたします」

辞退メールの書き方のポイント

辞退の連絡をメールで行う場合の書き方のポイントをご紹介します。

所属・氏名は正確に

面接を辞退するメールもビジネスメールであることには変わりありません。企業名と自分の所属している大学名、氏名、メールを送信した日時は必ず記入するようにしましょう。焦っていると大学名が抜けてしまったりしてしまいます。そうなると企業の採用担当者も誰からのメールなのか、どのような要件なのかをはっきりさせるのに時間を使うことになります。基本情報のしっかり載っているメールを送ることは一般常識ですし、相手の手間を省くことにもなります。辞退のメールもビジネスメールであることを意識して書くようにしましょう。

結論は簡潔に

電話と同じように、メールでも辞退したいという結論は簡潔に書きます。「辞退したい旨」+「辞退する理由」+「謝罪の言葉」の3つを書けば十分まとまった内容になります。長々と理由や謝罪の言葉を述べるとくどいと思われてしまいます。シンプルな文章を心がけることは辞退のメールだけではありません。就活中に企業へ送るメールはなるべく簡潔に用件が伝わるものにしましょう。

メールの例文

「株式会社○○ 人事部 ○○様
 
お世話になっております。
私、××大学の××と申します。
身勝手な振る舞いで大変申し訳ないのですが、一身上の都合により〇月×日の面接を辞退させていただきたく思います。
お忙しい中時間を作っていただいたのにも関わらずこのような連絡となってしまったことをお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
 
××大学 ××」

こんなときはどうすればいいの?

面接を辞退するとき、すんなりと要件を聞き入れてもらえれば良いのですが、中には企業側から就活生の対応しにくい申し出がある場合があります。ここではケース別の対応のしかたをご紹介します。

辞退の理由を聞かれた

連絡をする際、辞退の理由を詳しく聞かせてほしいと言われる可能性があります。あまり詳しく説明できない理由があるとき、困ってしまいますよね。このようなときはどのように対応したら良いのでしょうか。
 
そもそもなぜ企業は辞退理由を知りたいと思うのでしょうか。このことには2つの意図が予想されます。1つは「他社の選考状況を探るため」です。就活生の多くは同じ業界の企業を複数受けています。他社の選考と重複し、結果的にそちらの選考が優先された場合、企業はなぜ自社よりも他社が選ばれたのかを知りたいと思います。しかし他社の採用活動の状況はなかなか把握できません。そのため、就活生に辞退理由を聞き、他社がどれくらい採用活動を行っているのか、なぜ自社と他社なら他社の方が優先されるのかをデータとして集めようとしているのです。
 
もう1つの可能性は、「就活生に対する圧力」です。あまり考えたくはありませんが、そのような理由で辞退理由を聞き出そうとする企業も中にはあります。就活生が辞退理由を答えにくいことは企業側も分かっています。このようなときは採用担当者の個人的な嫌がらせという可能性の方が強いです。
 
どちらの場合でも、辞退理由を詳しく伝えなくてはならないという義務はありません。もしも就活とは全く関係ない理由だったとしても、それを答える必要は全くないということです。聞かれて答えにくいと感じた場合は「諸般の事情により」「都合が悪くなってしまったので」など毅然とした態度で対応しましょう。  

辞退が理由で会社に呼び出された  

内定を辞退する連絡で、企業から呼び出されるといったことはまれに起こりますが、面接辞退の連絡で呼び出されるということは少ないでしょう。しかし万が一呼び出された場合はどのように対応すれば良いでしょうか。
 
結論からいってしまうと、辞退の連絡の際に企業から呼び出しを受けた場合、断ってしまって構いません。そもそも企業にとっても就活生にとっても、辞退後に企業へ赴くことに理由がありません。待っているのは辞退を思いとどまらせるための説得か、辞退したことに対する説教だけです。
 
もしも辞退の連絡をして呼び出しを受けたときは、なぜ伺わなくてはいけないのか理由を尋ねましょう。そのうえで対応できかねないということをはっきり伝えてしまえばそれで大丈夫です。このようなときも毅然とした対応をするようにしましょう。

まとめ

今回は面接自体の電話のポイントなどをご紹介しました。辞退の連絡は後ろめたくなってしまい、なかなかうまくできないという人がたくさんいます。連絡する前に伝えるべきことをしっかり整理してから電話をするようにしましょう。

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