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面接日程調整メールをこちらから送るときのポイント

メールをこちらから担当者に送る時には注意点があります。しっかりマナーを確認しておきましょう。

 

件名は簡潔に内容が分かるように

社会人としてしたら働いてば、仕事のメールは毎日たくさん来るものです。その中で、業務をこなして必要なメールに対して返信しています。

それのため、確実にメールに返信してもらうためにも件名は大切です。なにか、件名を見るために返信必要かどうかや、いつまでも返す必要のあるメールであるかを判断しているためです。件名を適切なものにすることができ、最悪の場合メールを見てもらえないこともあります。

確実に件名を見てもらうために行うべき工夫は簡単です。それは、一目で見た時にどのような内容のメールであるのか判断出来るようなものです。

面接の日程調整メールであれば、「新卒採用面接 日程調整のお願い」といった内容が含まれていれば、必ず目を通してもらえるはずです。細かい注意として、採用担当者は中途採用を兼任していることも想定出来ます。そのため、新卒採用の一言を入れておきましょう。

 

候補日時は3つ程度出す

日程調整のメールをする時に、候補日をこちらから提示する時に3つほどの日程を提示するのがマナーです。なぜ3つほど日程を提示する必要があるのかを説明します。

日程を複数提示するのがマナーなのは、面接担当者が面接に合わせて仕事の調整を行わなければいけないからです。面接では人事部のような採用を直接行う社員だけでなく、事業部に所属している社員が行うこともあります。そのため、日常の業務と合わせて、面接を行うことになります。このような企業側の条件を加味して、相手が選択できるような日程を提示しましょう。

 

日程変更依頼の場合は謝罪の気持ちをしっかり伝えて

企業からの返信があり、日程が決まったとします。その後、こちらの都合により、日程を変更せざるを得ないこともあります。

日程を変更する必要が出来た時には、謝罪の気持ちを込めて変更のお願いをしましょう。また、この時にただ謝罪をするだけでなく、変更せざるを得なくなった理由も合わせて伝えるようにしましょう。

ただ、日程変更をしてほしいとお願いされても企業側は納得しかねます。しかし、変更せざるを得ない理由を伝え聞けば、致し方なしと納得してもらいやすくなります。

 

就職活動用のメールアドレスを作成しておく

企業の担当者は件名でメールの内容を確認します。しかし、メールの内容を判別するのは件名だけではありません。メールアドレスでも誰が送って来たのかを確認します。知らないメールアドレスからの連絡では、必ずメールアドレスの内容を目にします。

そのため、メールアドレスは就職活動に相応しいものにしておきましょう。メールアドレスで誰が送って来たのか一目瞭然になることで、より早く返信してもらえる可能性が高まります。

面接日程調整メールに返信するときのポイント

来たメールを返信するのは簡単なように感じます。しかし、返信する時も守るべきルールは存在します。

 

24時間以内に送る

企業の担当者からメールが来た後に、返信を行うのは24時間以内が原則です。これはビジネスマナーとして当たり前のことです。この時間を守れなければ、企業の担当者から時間にルーズと認識されてしまう危険性があります。絶対に24時間に返信しましょう。

また、24時間に送るべき理由は他にもあります。マナー以外にも円滑に面接日程を決める目的もあります。返信が遅れることで、提示した条件で面接が行えるとは限らないからです。企業の担当者は自分一人だけとやり取りを行っているわけではありません。他の就活生とも同時に日程調整のやり取りをしています。

そのため、自分が返信を怠ることで、どんどん日程が埋まってしまい、自分の面接が後回しになり、想定よりも遅い日程になってしまうかもしれません。限られた日程で行う就職活動で必要以上に時間がかかるのはもったいないです。

 

件名を変えない

こちらから面接を送る時には、件名が大切でした。しかし、返信の場合は、件名に手を加えるのはご法度です。これは、企業の担当者が自分で書いた件名を把握した上で、そのままメールが返信されるのが当たり前と考えているためです。

仮に、件名を変更してしまっては何のメールか判断するのが遅くなってしまうかもしれません。こちらから送る時に件名に気を使う感覚で、返信の件名を変えると余計な気遣いとされるので気をつけておきましょう。

 

相手の本文を消さない

返信が来た時に、自分がどのようなメールを送ったのか確認することがあります。そのため、メールの返信を行う時に、メールの内容を消さないのはマナーです。

何度も書くように企業の担当者はたくさんのメールのやり取りがあるので、メールを見ただけで内容を判断できないこともあります。その時に過去の内容を瞬時に見返したいと考えます。

また、それ以外にも記録としてメールを残すこと自体にも意味があります。メールとして記録に残っていることで、その後問題が生じた時に見返すことが出来ます。これによってトラブルの解決になることも考慮しましょう。

 

常識的な時間帯に返信する  

24時間以内に返信することがマナーと書きましたが、その時間以内ならいつでも返信しても言い訳ではありません。あくまで常識的な時間に返信しましょう。

この常識的な時間の範囲は、一般的な企業の営業時間帯です。この時間帯に送ることで、メールに目を通しやすくなります。

また、仮に営業時間外でも深夜などに送るのは問題外です。深夜にメールを送っても、メールだから関係ないと考えてはいけません。深夜にメールを送るのは、常識がないと判断されてしまいます。

メール例文

状況に応じた例文を紹介します。テンプレートを知っておくことで、スムーズに返信出来るようにしておきましょう。

 

こちらから日程候補を送る場合

株式会社○○ 新卒採用担当 ○○さま

 

お世話になっております。○○大学の○○と申します。

 

先日は説明会に参加させていただき、ありがとうございました。

ぜひ面接に伺いたいたいと思い、連絡を差し上げました

 

下記に都合にいい日程を提示いたします。

△△月△△日 9:00~14:00

△△月△△日 終日

△△月△△日 15:00~19:00

 

ご返信のほど、お待ちしております。

 

相手の提示してきた日程で都合がつく場合

 

株式会社○○ 新卒採用担当 ○○さま

 

お世話になっております。○○大学の○○と申します。

 

面接日程のご連絡を行っていただき、ありがとうございます。

ご提示していただいた日程の中で、下記の日程にお伺いしたいと考えております。

△△月△△日 13:00~

 

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

 

相手の提示してきた日程で都合が悪い場合

 

株式会社○○ 新卒採用担当 ○○さま

 

お世話になっております。○○大学の○○と申します。

 

日程をご提示いただき、ありがとうございました。

誠に申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程の中でお伺い出来る日時がありません。

 

 

下記の日程でしたら、お伺いすることが出来ます。

これらの日程でご都合が悪いようでしたら、再度調整いたします。

△△月△△日 9:00~14:00

△△月△△日 終日

△△月△△日 15:00~19:00

 

ご確認のほど、よろしくお願いします。

 

面接日程変更を依頼する場合

株式会社○○ 新卒採用担当 ○○さま

 

お世話になっております。○○大学の○○と申します。

 

△△月△△日 14:00~より面接にお伺いする予定でしたが、当日授業のテストが行われることになってしまいました。

誠に申し訳ございませんが、再度日程調整をお願い出来ればと思います。

 

下記に都合にいい日程を提示いたします。

△△月△△日 9:00~14:00

△△月△△日 終日

△△月△△日 15:00~19:00

 

上記の日程でご都合が悪いようでしたら、改めてご都合のいい日時をお教えいただければと思います。

 

お手数をおかけしてしまいますが、何卒よろしくお願いいたします。

まとめ

日程調整のメールのマナーを知っているか知っていないかは、メールを見れば一目瞭然です。企業の担当者は、面接を行う前からマナーが守れる就活生かどうかを知っているということです。

 

これは面接の結果に影響が出る可能性があるので、しっかりマナーを守ってメール出来るようにしておきましょう。

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