目次

面接日程調整メールへの返信例

提示された日程の都合が良い場合

就職活動において、企業側とのメールのやり取りとは何かから発してくる物であり、そうだった時には迅速にメールにメールのやり取りが出来、少ないから他の就活生と差別化ができるものです。

ここでは、就職活動では良い有る、「面接日程調整」のメール返信にフォーカスし、例文を交えているもののような書き方が良いかご案内をしました。

こちらをご参考にして、スタイリッシュに企業側とのメールのやり取りを実施して、企業側へアピールをしてみましょう。

 

[件名]面接の日時について

 

○○株式会社○○部○○様

 

○○大学○○学部○○学科の○○○○です。

 

この度は面接の日程候補をご連絡ありがとう、誠にありがとうございます。

 

>○月○日(○)○時

上記の日時、場所に関して、承知いたしました。

 

○月○日(○)○時に、貴社へお伺いさせていただきます。

お忙しい中大変恐れ入りますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

 

=============================================

○○ ○○(氏名)

○○大学○○学部○○学科

 

〒○○○○-○○○

東京都○○区○○○丁目○番○号

電話:○○-○○○○-○○○○

携帯:○○○-○○○○-○○○○

Mail:○○○○○@○○○.ac.jp

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‐提示された日程の都合が悪い場合

[件名]面接日程変更のお願い

 

○○株式会社 ○○部 ○○様

 

○○大学○○学部○○学科の○○○○です。

 

本日は面接の日程を変更していただきたく、ご連絡いたしました。

 

○月○日に、大学のゼミでの発表が重なり、お約束の時間へお伺い

することが難しくなってしまいました。

 

私のスケジュール管理不足にも関わらず、勝手な申し出で誠に

申し訳無いのですが、もし可能であれば、別の日程で面接を

受けさせていただけないでしょうか。

 

大変恐れ入りますが、以上ご検討いただければ有り難いです。

 

以上、どうぞよろしくお願いいたします。

 

=============================================

○○ ○○(氏名)

○○大学○○学部○○学科

 

〒○○○○-○○○

東京都○○区○○○丁目○番○号

電話:○○-○○○○-○○○○

携帯:○○○-○○○○-○○○○

Mail:○○○○○@○○○.ac.jp

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注意すべきポイント

「了解」はNG

企業側の担当者からメールが来た時に、返信のメールで「OK」の意を伝えたい場合に、どのように書くのが良いでしょうか。口語であれば、「了解です!」と言いたくなる方もいらっしゃるかと思いますが、ビジネスマナー上で「了解」というのは失礼にあたります。

企業側とメールでやり取りをする際には、「承知いたしました」と返事を返すことが正しいので、注意いたしましょう。これは皆さんが社会人になってからも、日常的に使う基本中のメールマナーなので、ぜひ覚えておくようにしましょう。

 

宛名の敬称の付け方に注意する

先方に対して、名前が判明している場合、そうでない場合と有るかと思いますが、その際にどのような敬称でメールを書き出せば良いか、気になるところですよね。

ここで参考までに、正しい例と、誤った例を記載しておきますので、メール作成時にご活用下さい。

 

[1.正しい例] 

■会社名 御中

■会社名 △△部 御中

■会社名 △△部 ご担当者様

 

[2.誤った例]

■会社名 様

■会社名 △△部 様

■会社名 ○○部 ご担当者様 御中

 

件名を変更しない

メールを送る際に、最初にメールを作成した人が、例えば「来週の打ち合わせの件について」などの件名を作ります。その後、返信をする際、心理的には件名を変えたくなる気持ちも有るのですが、一般的に件名を変更する必要は無いので止めましょう。

とお伝えすると、皆さんの中には、社会人の方の中で、「10/20 11:00~でお願いしますRe:来週の打ち合わせの件について」と返信の際に追記するような人もいるような…と思われる方もいらっしゃるかと思います。

ですが、これは内定に向けた就職活動においては、特に必要は無い工夫になってくるので、件名に関しては特にケアしないようにしていただいて大丈夫です。

 

適度に改行する

皆さんもFacebook、LINEなどのSNS、メール、SMSなどで、文章を書く機会が有るかと思いますが、それらで書いているような文章の書き方と比べて、メールの文章を書く場合には一つ意識しておくことが有ります。

それは、文章の改行です。上記に記載したツールで文章を作成する際にも、既に普段から意識している方もいらっしゃるかと思いますが、ビジネスメールに関してはマストなケアポイントであると言っても過言では有りません。

では、先ほどこちらの記事に掲載した文章を使って、改行をする場合、しない場合をお見せいたします。

 

[1.改行した文章]

○○株式会社 ○○部 ○○様

 

○○大学○○学部○○学科の○○○○です。

 

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

 

>○月○日(○)○時

上記の日時、場所に関して、承知いたしました。

 

○月○日(○)○時に、貴社へお伺いさせていただきます。

お忙しい中大変恐れ入りますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

 

[2.改行しない文章]

○○株式会社○○部○○様○○大学○○学部○○学科の○○○○です。

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。>○月○日(○)○時上記の日時、場所に関して、承知いたしました。○月○日(○)○時に、貴社へお伺いさせていただきます。お忙しい中大変恐れ入りますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

 

いかがでしょうか、少し極端な見せ方ですが、一見した時の情報のインプット具合が、違っていますよね。それは皆さんだけでなく企業側の人事担当者も同じである為、多忙な担当の方々が見たくなるような文章、さらには一見して内容が分かる書き方をするというのは極めて重要なのです。

人事担当者からメールをスルーされず、内容をきちんとご覧いただく為にも、改行を上手く活用してメールを作成していきましょう。

#余談ですが、「、」の句読点を要所要所で入れておくのも、先方へ伝えやすい文章にする上でかなり効果的なので、余裕が有ればこちらも意識して活用にするようにしましょう。

 

なるべく早く返信する

企業側からメールが来た時にどれくらいのスピード感で返した方が良いかと言うと、答えは可能な限り迅速に、です。

就活メールにおいては早め早めの返信が、その会社への誠意を表すことにもなる為、リミットとしてはメールをもらったその日中には必ず返信することを意識しましょう。

 

パソコンから返信する

今日の学生の皆さんですと、メールを返信する際に、スマートフォンから返したくなる方も多いかと思いますが、企業側への返信はパソコンから実施するように心がけましょう。

理由として、企業側の担当者はPCから皆さんへメールをしていることが大多数であり、それに対してスマートフォンで返信した場合、先方にとって必ずしも見やすい行間で表示されない可能性が懸念されます。

さらには、スマートフォンの種類がiPhoneであると、署名などを事前に編集していないと自動的に「iPhoneから送信」という表記がされてしまう場合が有り、受け取った相手の心証は良く有りません。

先ほど、「なるべく早く返信する」お伝えしましたが、下手にスマートフォンで返信をするくらいであれば、どこか落ち着いた場所でPCからメールを送るように心がけましょう。

 

相手から来た文章は消さない

メールが来ると、引用してそれまでのメール内容が本文下部に記載されますが、これは削除などせず、そのまま残しておくようにしましょう。

几帳面な方は、引用文を削除したくなる方もいらっしゃるかも知れませんが、メールを受け取った側も様々なメールを目にしている可能性が高く、皆さんが送ったメールを一読して、「どういう経緯で来たメールだったか」と引用文を見て、過去のメール内容を確認することは往々にして有り得ます。

引用文は消さないように意識し、かつ企業側から来たメールは自身のメーラーで仕分けルールなどを設けておき、日常的にフォルダ分けして受信出来るようにしておきましょう。

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