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電話をかける際に注意すべきポイント

これから就職活動を迎える皆さん、電話とい行為をしたことがない、という人は皆無に近いと思いますが、皆さんもお分かりの通り、就職活動の際の電話は日常的な電話対応とは少し切り分けて、きっちりと対応する必要が出てきます。

普段、電話をするときに知っていた友人と話すのとは違う、先方はあなたの性格、人柄を書面上での情報を知り得ておらず、よくも悪くも先入観が入って中で会話をするなければなりません。

対面で相手と話すのとは違う、電話の話し方、間隔、息遣い、などで相手への印象に影響を与えるかねない為替、慎重に対応することが望みますと言えます。

で、企業へ好印象を与えるスマートな対応をするはどうせれば良いかお伝えしていきましょう。

 

周りはうさくないですか

これは皆さんが普段お電話をされる時にも気を付ける方は少なくないと思いますが、企業側と電話をする際には周りが静かな環境で話すようにしましょう。

例えば、就活生の皆さんは大変多忙な為、電車を乗り継いで移動することも少なく無いと思いますが、電車の音が強調される駅のホームなどで受電することは控え、静かなところへ移動して電話をするようにしましょう。

とは言っても、どうしてもこのタイミングで取らなければいけない、という重要な電話が出てくる方もいるかと思いますので、その際はサッと電話に出て、周りがうるさい為、後ほど折り返す旨を伝えて落ち着いた環境で先方と会話するようにしましょう。

 

かける時間帯

では、こちらから企業側へ電話を掛ける際、何時くらいに掛けることがベストなのかと言うと、以下の二つの時間帯が良いでしょう。

①10:00~12:00

②14:00~16:00

なぜこの二つの時間帯になってくるかと言うと、まず①のケースは、仮に始業が8:30~9:00の会社だった場合、最初の1時間というのはメールチェック、電話応対などで慌ただしくしているものです。

次に②は、お昼休みが終わってからまたメールチェック、電話応対のバタバタがひと段落するのに1時間くらいかかると想定し、さらには終業前の追い込みを掛ける前であることから、比較的落ち着いた時間と言えます。

業種、業界によって多少の違いは有るかも知れませんが、その場合も先方がバタついている時間は控えるように心得ておきましょう。

基本の話し方

名乗り方

就活時に電話をする際には、きちんと先方へ名乗ることが重要です。なぜなら、企業側は大勢の学生の方々と面識を持っており、どこの誰それだ、ということが俄かに思い出していただけないということは往々にして有ります。

その為、自身の出身大学、学部、氏名を伝え、面識が有る場合にはそのこともさらっと伝え、自身を認知してもらうようにすることが重要な為、意識しておくようにしましょう。

 

取り次いでもらう

先方の部署へ電話を掛けたものの、本人が出ず受付、もしくは同じ部署の別の方が出られるということは、社会人的にはごく一般的にあることです。

その為、代理の方が出ても慌てることなく、自身の紹介と「〇〇部署の〇〇様へ〇〇の件でご連絡いたしまた」とサラッとお伝えし、取り次ぎ対応をしてもらうようにしましょう。

それで担当者が出れば良し、出なかった際にはまたお電話をしますとお伝え下さいと伝言を残してもらい、先方からのコールバックか、こちらから時間を空けて再度電話をするようにしましょう。

 

再度名乗り、要件を伝える

電話の取り次ぎをしてもらい、人事担当者が電話に出た際には、改めて自身の紹介をするように、何の用件で電話をしたのかを簡潔に伝えるようにしましょう。

最初に何の件で電話したのかを伝える事で、先方はどんな話をしてくるのかな、という心構えをした上で話に臨むことが出来ます。

 

返答を確認する

用件を伝えた後、その用件に対して先方の意見、見解が必要な際は電話の際にきちんと聞いておくようにしましょう。

例えば、「次回の面接の日時はいつになるか」という話を聞く際は、その場で教えてくれるのか、それともメールで情報を送ってくれるのか、次のアクションに繋がる情報をきちんと聞き出しておくことが重要です。

次のアクションが定まらないまま電話を切ってしまうと、こちらも何をして良いか分かりませんし、先方も学生の皆さんが何のために電話をしてきたのか、ともやもやした感じで終わってしまうこととなりますので、そうならないように気を付けるようにしましょう。

 

お礼を述べて切る

最後に電話を切る際の言い回しですが、下記のような流れになるように意識しましょう。

 

(例文)

[A]

では、○○の件に関して、○○日までにご連絡をするようにいたします。

[B]

承知いたしました、お忙しいところどうもありがとうございます。では、失礼いたします。

※ A:企業側人事担当者 B:学生

 

このような流れであれば、相手へ敬意を表しつつ、きちんと礼儀を持った接し方をしていると言えるでしょう。上記はあくまで一例であり、必ずしもこの限りでは無くて大丈夫です。

何はともあれ、就職活動において企業側の担当者と話す際は、相手が人事担当であることももちろんですが、人として敬意を持って心から接するように、何か相手から受けたケアが有った場合はきちんとお礼を言うなど、最低限のマナーは実践するように心がけましょう。

相手も企業担当者である前に一人の生身の人間である為、人格的な評価が多少なりとも内定に近づくというのは、往々にしてある話です。ぜひ、心がけるようにしましょう。

想定外の時の対応方法

担当者が不在

上記でも少し書きましたが、担当者が出なかった際にはまたお電話をしますとお伝え下さいと伝言を残してもらい、先方からのコールバックか、こちらから時間を空けて再度電話をするようにしましょう。

とは言え、相手は社会人で採用業務以外にも様々な業務を抱えていることが想定される為、コールバックを寄越せない時も有るでしょう。そんなことを想定し、1、2時間ほど空けてから再度連絡をするように心がけましょう。

もし、既に遅い時間になってしまっているのであれば、次の日の朝に連絡をするようにしましょう。

 

窓口の人に要件を聞かれた

先方の部署の窓口となった人から用件を聞かれるということは、往々にして想定が出来ますので、その際は丁寧に「○○の用件で、○○様へお電話をいたしました」と伝えるようにしましょう。

 

相手の声が聞き取りにくい

皆さんも就職活動でいろいろな場所に行くと、電波の良いところ、悪いところが有ると思いますので、電話をしていて声が聞き取りにくいという場面は出てくるかと思います。

その際は、「私が現在電波の悪い場所におりまして、恐れ入りますがもう一度仰っていただけないでしょうか」と伝えるようにしましょう。それでも聞き取れない、という際には「申し訳ありません、やはり電波環境が良くない為、こちらから改めてご連絡をいたします」と伝え、静かで開けた場所で連絡を取るようにしましょう。

先方の話を何度も聞き返すというのは、いくら電波環境が良くないとは言え、先方からするとあまり気持ちの良いものではない為、きちんと喋りやすい環境で話すことが重要です。

ここまで就職活動の電話マナーを中心にお話させていただきましたが、こういったマナーは皆さんの社会人適性を計られている要素の一つであると言えます。書類選考、面接だけでなく、こういった細かい所も企業側は見ているのだと意識して、就職活動へ臨むように心がけましょう。

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