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会社説明会に関するメールを送るときのマナー

会社説明会に参加するように、先方企業に失礼のないようにメールを送ります。その時のマナーをしっかり理解して、失礼なメールを送って名前を覚えさせるようなことがないように細心の注意をしておきましょう。企業とのやりとりは、家族や友人のような私的な関係とは異なるため、メールによるマナーを守ることは大切で、しっかりできるかどうかでの今後の社会人人生を大きく左右するものです。

最低限守るべマナー

①会社説明会の案内が来てから24時間以内に返答すること

②誤字脱字がないかよくチェックすること

③件名は空欄にせず記載すること

まずはこの3つを最低守る必要があります。基本的に返信不要のメール以外は返信するようにしましょう。なぜなら、担当者は送って案内がちゃんと届いているのかすらわからなくなってしまうからです。

 

 送る時間帯に注意

まず送る時間帯の期限としては、24時間以内に送ること。これは絶対に守りましょう。企業側は返信の速さをビジネスマナーの一環として見ています。なので24時間以内には確認を済ませてメール送付までしていきましょう。一番送る時間の理想的な時間帯は、朝一か午後一と言われています。その時間帯は担当者が席について確認をする時間と言われています。送る時間として一番担当者にも喜ばれることでしょう。逆に、定時を過ぎた時間や夜中に送るのは、禁止ではありませんがあまり好ましくないです。その日中に送るという意味合いでちゃんとメールは届きますが、確認は翌日になってしまうので、なるべく採用担当者がいるであろう時間に送るのがベストです。

件名は簡潔にわかりやすく

就活で送るメールで最重要な要素は件名になります。なぜなら、メールを開いた時に受信者に最初に目に止まり、そこで簡潔にわかりやすく伝えられるかどうかが重要だからです。この学生はできると思わせるために、メールの件名は「〇〇社の会社説明会参加の件」、出欠の確認でしたら「Re:」として返信するといったように、そのまま返信するのも良いでしょう。心がけることとしては、シンプルに簡潔に書くことです。その件名を見てなんの要件かを受信者は判断して、仕事の優先順位をつけています。要旨と異なるような件名にしたり、長すぎる件名は不快に思わせてしまうので気をつけましょう。また、心遣いで件名をその都度変えることもあるかと思いますが、これも不適切です。ビジネスマンはその件名でやりとりを把握しているので、件名は変えずにそのまま行くことが大切です。

 これらは会社説明会のメールマナーとして最低限必要な初歩的なマナーとなります。まずはここから押さえてしっかりとメールを返信できるスキルを身につけていきましょう。

会社訪問依頼メールのポイント

就活で会社訪問をしたい場合に送る、訪問依頼メールの送り方のポイントを紹介していきます。会社訪問依頼のメールは、企業に送るビジネスメールと同じ扱いです。しっかりと要点を押さえて送れるようにしていきましょう。

訪問したい理由・興味を持った点を伝える

まずは、一番大切であろう訪問したい理由・なぜ興味を持ったのかを伝えます。「御社の〇〇な社風に惹かれました」といったように、志望動機に繋がるような理由、興味を感じた点を伝えていきます。ここが明確になっていれば会社訪問も有意義な時間となり、志望度もさらに高まっていくと思います。採用担当側も、学生がどのような点に興味を持ったのかは聞きたいはずです。その要素をこれからも企業の魅力として伸ばして行くことにも繋がるからです。

 特に見学したい部署がある場合は伝えておく

会社訪問において、この部署がみたいといった意志は事前に伝えておきましょう。自分自身がどういう仕事をしたいのかその会社に入ってイメージを湧かせるためにも人事担当者に言っておくといいでしょう。例えば、営業部を見学したいと言えばその会社がどういう雰囲気で営業をしているのか等理解することができるでしょう。雰囲気を理解するためにも見学したい部署を事前に知っておくとよいでしょう。特に見学したい、気になる部署を伝えることで、採用担当者に就活生の意欲を買われることに繋がるので、積極的に見たいところがある場合はアピールをしていきましょう。

  希望日がある場合は複数日程伝える

会社訪問においてあなたの行きたい日があるのと同時に、先方にも予定があります。ピンポイントでその日だけではなくいくつかの候補日をお送りする必要があります。これはビジネスマナーとして常識といわれている内容です。少なくても3つは候補日を用意しておく必要があります。さらに言うと、先方の希望日にはなるべく添えるような形でスケジューリングをしてくことを心がけて下さい。あくまでも就活生が訪問を依頼しているので、就活生自身がスケジュールを調整する必要があります。また、時間も1時間とかだけではなく、4~5時間と幅を利かせて伝える方が親切です。人事担当者は多くの人の依頼を対応しているため、1人に割ける時間は本当に限られています。その中で時間をもらうわけなので、複数日時間の幅を広げて伝えることは非常に重要になります。

会社訪問にもこのようなマナーがあります。マナーはビジネスにおいて初歩ともいえるが、就活の際は人事担当者は一番重要視している部分です。守れているかどうかで就活生の印象は大きく変わっていくので守るべきマナーをしっかりと理解して行動していきましょう。

例文

最後に、会社訪問依頼・会社訪問お礼のメールを紹介していきます。この書き方をマスターすれば人事担当者よりいい印象をもらえるでしょう。ここで損しないためにもしっかりと頭にいれておきましょう。

会社訪問依頼

 件名:【会社訪問の依頼】●●大学の●●です。

本文:お世話になっております。

    ●●大学の●●と申します。

    

    現在、就職活動をしており、急成長中であるIT業界に興味を持っています。

    貴社は、IT業界の先駆者とも呼ばれる業界のリーディングカンパニーとして、

    多くのお客様に支持され続けている企業だと認識しています。

    そこで、ぜひ貴社を訪問させて頂き、実際に働いている社員の方にお話を聞かせて頂きたく存じます。

     

    ご多忙の中、大変恐れ入りますがご検討の程よろしくお願い致します。

    何卒よろしくお願い致します。

    (署名)

   

会社訪問お礼

件名:●月●日会社説明会参加のお礼【●●大学・●●】

本文:株式会社●●

    

    ●●部 ●●課●●様

    ●●大学●●学部の●●と申します。

    本日は、貴社の会社説明会に出席させて頂き、誠にありがとうございました。

    貴社の業務内容や将来のビジョンについて詳しくお話をお伺いすることができ、とても勉強になりました。

    

    特に●●様のお話は心に残る部分が多く、とても印象に残りました。

    質問にも一つに一つ丁寧にお答えいただき、大変感謝しています。  

    今後は本日いただいた資料をよく読み、貴社の理解をより一層深めていきたいと考えております。

    お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたこと改めてお礼を申し上げます。

 

    今後も、何かとご連絡をさせていただくこともある存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

     末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝を祈念しております。

    (署名)

 

まとめ

例文として「会社訪問依頼」「会社訪問お礼」メールを紹介しました。丁寧すぎたり、固い印象があるかとも思いますが、ビジネスメールはこんなものです。一から考えるのは大変ですので、言い回しさえここでつかんでおいてあとは自分の言葉で伝えることも重要なのでオリジナルな要素もしっかりと組み込んで作成をしていきましょう。定型のみの表現だと、コピーしているのを人事担当者にも気づかれてしまうのでしっかりと自分の意見や想いを伝えておくことが大切です。人事担当者はビジネスメールができるかどうかよりもあなたの意見や想いがそこにあるかどうかを見ています。「マナー+想い」両方の要素を入れて、メールを作成することを心がけましょう。【件名】と【署名】を忘れずに記載し、本文は改行をしっかりすることと、誤字脱字のないように。ふさわしい敬語を使用して作りましょう。注意すべき点は多いですが、まずは例文のような形で作成すれば間違いがないでしょう。

        

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