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OB訪問のアポを電話でとるときの流れ・ポイント

OB訪問に行って、最初の関門ともなるものとして「アポイントを取る」が挙がった。社会人としては、シリーズの守るべマナがあるのでっかりと押さえて失礼のないようなやりとりを心がけまったく。アポをとるにも守るべ流れに・ポイントがいくつかあるので、企業に電話するのはまずは緊張するかと思いますが要点おさえてやっていきましょう。

電話に出た人に取り次いでもらう

OB訪問でまったくポイントを取るためには、訪問したい社員の方に取ってもらう必要があります。多くの学生がやってしまうようなことの例として、名前を名乗ってOBの方に取り次いでもらうようお願いしています。

悪い例、「●●●●と申しますが、OBの●●さんがいっしゃいますか?」

これだけでは、電話をかけている人がドンな人で何のために電話をしているのかわからないです。お忙しい社会人の方にお時間をいただくのに、自分が何者かを名乗り、どういう用件で電話をしているのか簡単に伝えていますがあります。また、お時間を頂きたいことに関してももっと気を使う必要があります。

良い例、「お忙しいところ恐れ入ります。」●●大学●●学部の●●と申します●●課の●●様はいらっしゃいますか」

電話で、まったく大学名と学部を伝えることで電話口の方はOBOG訪問だと気づけてくれます。要件を聞くこともありますが、大体の場合はOBOG訪問だとわかり、取り次ぎでくれるでしょう。また一点注意すべきことは、取次先の相手をフルネームで呼び出すことです。なにや、大企業ですと、同苗字の人を何人もいる可能性があります。事前にフルネームを把握しておきましょう。

自己紹介・電話の目的を伝える

自己紹介では、上のように、簡単な挨拶と大学名と自分が「学生」であることをはっきりと伝えていきましょう。学生であればOBOG訪問の電話だと大口理解できます、電話をした目的を伝えることも礼儀として正しいです。要件次第で、取り次げるかどうかも変わってくるので「OBOG訪問のご依頼で」と伝えていくと丁寧だと印象を受け取ります。自己紹介・電話の目的はハキハキと簡単に伝えていますが事は大切です。

日程調整

OB訪問を受け入れて下さると言われましたが、次にやることは日程調整になります.OBの方々は仕事で基本的に忙しいので、こちらの方から日程を「複数日」提示しておきましょう。聞くのではなく、ここから提示することが大切です。でも、都合の折り合いがつかなければばOBの方の予定になるように合わせるように調整をしていきましょう。時間と場所がある決まってももう一度お互いの認識で違いがないか確認をしておきましょう。

 電話を切る

電話を切るときに注意するべきポイントは、「相手より先に切ってはいけない」ということです。相手が切るのを待ってから切るようにするのがビジネス上のマナーです。ガチャッと切ってしまったり切るスピードが速かったりするとそれだけでイメージが悪くなってしまうので注意をしておきましょう。

 

 

 

OBの方が不在だった場合の対処法

自分のみならず、相手も多忙であるビジネスシーンにおいて、電話で不在であった場合の対応方法は重要になっていきます。この場合は「自分からOB方に訪問のアポイントを取りたかったが不在だったケース」であるので、折り返しの連絡は基本的に自分からしていく必要があります。相手が戻る時間をお電話で確認をして、その時間に自分からお電話をすることを伝えておくことがマナーとして大切になります。

不在だった場合の伝え方

先方:「申し訳ございませんが、ただ今●●は不在でございます。」

自分:「承知致しました。何時頃お戻りになりますでしょうか」

先方:「14時頃を予定しています」

自分:「かしこまりました。それではそのぐらいのお時間にまたこちらからお電話をさせて頂きます」

このようなやり取りが望ましいと言えるでしょう。戻り時間を聞いて、自分から電話する旨を伝えておけば、OBの方が返ってきた後に電話に出られた方から、伝言をうけるような形をとっているので、OBは14時の電話にはスムーズにでてくれるはずです。戻り時間を聞かないと、次いつかけていいかわからず、またかけてタイミングが悪いと二度手間になってしまいます。不在だった場合はケースとしても非常に多いので、聞き逃すことなくお伝えするようにしていきましょう。

 

電話をする時のポイント

OB訪問の際、電話をする時のポイントをいくつか紹介していきます。電話の対応も重要ですが、それと同じくらい電話をかける時間、場所なども重要になります。それぞれのポイントをしっかりと抑えて電話でアポイントを取りましょう。

電話で時間帯に注意

まず、アポイントをとる際に電話をかける時間帯に注意が必要です。朝一番や夜18時以降にかけるのはやめておきましょう。通常の営業時間と呼ばれる9時から18時の間で電話をかけることがビジネスマナーと言われています。一番理想的なのは、午前中にかけて、不在だったら、戻りの時間を聞いて午後またかけます。そうすることでマナーを守りつつもアポイントを取りやすくなるのです。時間内にかけないとマナー違反だとも思われてしまうことも多いため、電話をかける時間帯には細心の注意をはらっておくことが大切です。

できるだけ静かな場所でかける

また、電話をかける場所にも注意が必要です。音のない場所でかけることを心がけましょう。例えば、公共の電話スペース・静かな公園や空き地など。誰かの話声が聞こえていたり、車の走る音・工事中の音などの外からの音は電話の相手にも聞こえてしまい声が聞き取りにくくなってしまいます。静かな場所でかけることもマナーの一環であるのでここも一つ注意をしておきましょう。

 どうやって連絡先を知ったか伝える

さらに、電話のマナーとしてどうやってOBOGの連絡先を知ったのかその経緯を伝えることは社会人としてのマナーです。大学のキャリアセンターで知る場合は多いかとも思いますが、その入手経路をしっかりとOBOGに伝えていくことが大切です。OBOGは言われなくても入手経路は大体わかっているものですが、自分からいうことに意味があると理解して伝えておきましょう。

電話する時のポイントの紹介ですが、時間帯や場所、連絡先の入手経路とOBOG訪問のアポイントに限らず、社会人としてのマナーの要素が強いです。これをきっかけにどんな時でも通づるマナーですので覚えておきましょう。

もし当日遅刻・キャンセルしたい場合の電話方法

OB訪問を翌日に控えていたり、当日に緊急の事態でキャンセルなど日程調整が必要になった場合はどうすればよいでしょうか。緊急の場合だと、焦ってしまい連絡をするのがギリギリになってしまう可能性も出てくると思います。しかし、そこは落ち着いて相手に無駄足を踏ませないようにしていく事が大切になっていきます。

 

当日遅刻してしまいそうな場合

訪問当日に遅刻することがわかった瞬間に相手に電話・メールをするようにしましょう。遅刻にも様々理由があるかと思いますが、遅刻理由は正直に伝えて置くことが無難です。伝える時に、どれくらいの時間遅刻しそうなのかを合わせて伝えるようにしましょう。遅刻しますという事実だけではなく、何時頃に着くのかを伝えます。OBOGも仕事を控えているため、時間の調整が必要になります。よって遅刻がわかった時点で到着予定時刻とセットで伝えるようにしましょう。

 

キャンセルをしたい場合

どうしても緊急の用で、OBOG訪問をキャンセルしなければならなくなった時はどういう風に動けばいいのでしょうか。モイこれが、当日に起こってしまった場合は事態が起こった時点で何らかの形でお伝えをしておきましょう。前日やそれより前にわかった場合は、企業に「OBOG訪問の予定変更の依頼」をメールで送ります。前日にわかっていればOBOGも翌日のスケジュール調整ができるので、メールで忘れずにお伝えをして、再度スケジュールを合わせることもしていくと良いでしょう。

 

当日の遅刻・キャンセルは相手のスケジュールにも関わることだと理解をしておきましょう。そうなると事前にお知らせすることは一社会人として当然のことだと理解できるはずです。一番は早いうちにキャンセルや遅刻がわかればメールもしくはお電話でお伝えしておきましょう。当日の遅刻は電話でする方が、誠意が伝わるのでタイミングをしっかり自分で見つけて実践をしてみてください。

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