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履歴書はパソコンと手書きどちらがよいのか

一昔前まで履歴書は手書きで作成するかしなかったが、最近はパソコンでの作成を求める企業も少しずつ増えてきています。実ははパソコンと手書きがはちがいが良いです。

新卒採用の場合は「手書きが基本」だと思ったほうがよしです。理由は企業が書類の作成を求めることを考えると見えてきます。

企業は履歴書から応募者がどんな人物を判断してばなません。履歴書はパソコンで作成したものより手書ののほうが、その人物の人柄や性格が現れやすいものです。

転職採用であれば、応募者の実績や経験が重視されますが、新卒採用は基本的にポテンシャル採用で人柄や性格、熱意を重視します。そのため、パソコンよりも手書きのほうが、応募者の思いが反映されやすいので企業は手書きを好みます。

手書きの場合、重要書類をどのように作成するのか、誤字脱字がないか、丁寧で読みやすい字で書かれているかなど、基本的な能力を判断しやすい側面もあります。

パソコンで作成する場合は簡単に修正できますし、漢字がわからなくても作成できてしまいます。しかし、手書きではそうはいきません。手書きのほうが、応募者の能力が現れやすいのです。

また、日本では「手書きのほうが丁寧」という文化があり、新卒採用では履歴書を手書きで書くことが慣例になっていることも理由のひとつです。

応募者は多くの企業の採用試験を受けるので、その度に履歴書を作成するのは大変です。しかし、企業からすればあなたからの応募は1回限りです。手書きは非効率な面はあるものの、協調性や社会性を兼ね備えていることをアピールできます。 

パソコンで作成すべきタイミングは?

新卒採用で履歴書は手書きが基本であることはわかりました。では、パソコンで作成したほうがよい場合もあるのでしょうか。履歴書をパソコンで作成するべきタイミングについて確認していきましょう。

企業から指定されている

履歴書は手書きが基本ですが、応募した企業からパソコンで作成するように指定されている場合は指示に従いましょう。 企業からフォーマットも指定されている場合は指示通りに、特に指定がない場合はインターネット上からダウンロードして使用するとよいでしょう。

就職支援サイトやハローワークなどのページからダウンロードできます。記入例も用意されていることが多いので参考にしながら作成するとよいでしょう。

Web上のフォームから提出する

企業が履歴書をWeb上のフォームから提出するように指定している場合も、パソコンで作成すべきタイミングです。提出の方法は企業の指示に従いましょう。

Web上のフォームが一般的な履歴書と異なる場合もありますので注意が必要です。フォームの内容を確認しながら、誤字脱字がないか、入力内容が項目と合っているかなどを確認しながら、慎重に作成するようにしましょう。

IT企業や外資系企業に応募する場合

IT企業や外資系企業に応募する場合は、パソコンで作成したほうが好印象を与えられることが多いです。IT企業は仕事内容を考えたときに、パソコンで作成したほうが仕事に直結してアピールにつながる可能性があります。

また、外資系企業は日系企業のように手書きを重んじる慣習がなく、効率性を重視する傾向にあります。 IT企業や外資系企業なら、特に指定がない場合でもパソコンで作成したほうがよいでしょう。

指定がないのにパソコンで作成してもアピールにはならない

多くの応募者が手書きで作成するなら、逆にパソコンで作成してアピールするという考え方もあるかもしれません。しかし、企業から指定がないのにパソコンで作成してもアピールにはつながりませんし、逆効果になることもあります。

「新卒採用は手書き」という慣例を知りながらパソコンで作成したことに、協調性や社会性がないと判断する採用担当者もいるからです。履歴書は企業からの指定がない限りは、基本的には手書きで作成するほうがよいでしょう。

パソコンで履歴書を作るときのポイント

履歴書は手書きとパソコンでは注意するポイントが違います。パソコンで履歴書を作るときのポイントを確認していきましょう。 

履歴書フォーマットを使用する

パソコンで履歴書を作成するときは、履歴書フォーマットを使用しましょう。企業から指定がある場合はそのフォーマットを、特に指定がない場合は就職支援サイトからダウンロードして使用するとよいでしょう。

写真欄に写真を入れるのも忘れずに

パソコンで履歴書を作成するときは、写真欄に写真を入れるのを忘れないようにしましょう。印刷して提出する場合は、印刷した後に貼り付けますが、データとして提出する場合は履歴書に画像データを貼り付けることになります。

履歴書の写真は、写真館やフォトスタジオで撮影してもらうと、きれいな写真のデータがもらえるのでおすすめです。撮影の際はデータでもらえるかを必ず確認しましょう。履歴書に写真の画像データを貼り付けるときは、ペイントソフトを使用してサイズ調整しながら貼り付けるようにしましょう。

文字サイズ・フォントを履歴書内でそろえる

採用担当者が読みやすいように、履歴書内の文字サイズやフォントはそろえるようにしましょう。

文字サイズは項目ごとにそろえることを意識すると読みやすくなります。名前は大きいサイズ、経歴や資格は普通、志望動機は少し小さめにするとよいでしょう。同じ項目内でサイズがバラバラだと見た目がよくないので注意が必要です。

フォントはすべて同じにしたほうが見た目がよくなります。フォントがバラバラだと読みにくくなりますので提出前に必ずチェックしましょう。

箇条書きや改行を使い、読みやすくする

志望動機欄などで文章が長くなるときは、箇条書きや改行をうまく使うと読みやすくなります。たとえば、伝えたい強みが3つあれば箇条書きで書く、意味が変わる文章で改行するなどの工夫をするとよいでしょう。

特にパソコンで読むときには箇条書きや改行があると読みやすくなります。履歴書の内容に応じて使うようにしましょう。  

印刷する場合の注意点

履歴書を紙で提出する場合は、パソコンで作成したものを印刷する必要があります。 

サイズはA4もしくはB5

履歴書のサイズはA4(見開きA3)もしくはB5(見開きB4)が一般的なので、印刷するときはA4もしくはB5サイズの用紙を使いましょう。

エントリーシート、添え状など、履歴書以外の提出物のサイズに合わせると、提出したときにきれいに見えます。迷ったら、他の提出物のサイズと合わせるとよいでしょう。

上質紙に印刷する

パソコンで作成した履歴書を印刷するときは、厚手の上質紙を使うようにしましょう。履歴書は重要書類なので、普通のコピー用紙よりも厚手のものを使うことをおすすめします。

上質紙は家電量販店などで購入でき、履歴書印刷用の紙も販売しています。よくわからない場合は店員に相談して購入するとよいでしょう。

写真は印刷後に貼り付ける

パソコンで作成した履歴書を印刷する場合、写真は印刷後に貼り付けます。画像データを貼り付けたものを印刷すると見た目が悪く、よい印象を持ってもらえません。印刷したものを提出する場合は、手書きと同じく、写真は後から貼り付けて提出するようにしましょう。 

データで送る場合の注意点

パソコンで履歴書を企業に送るときにも、気を付けるべきポイントがあります。履歴書をデータで送る場合の注意点を確認していきましょう。 

ファイル名には名前・日付を入れてわかりやすく

企業からファイル名の指定がある場合は、その指示に従いましょう。特にない場合は自分の名前と日付を入れておくとわかりやすいのでおすすめです。「履歴書(自分の名前)日付」のようなファイル名で保存しておきましょう。ファイル名に名前と日付が入っていると、受け取った採用担当者もわかりやすいです。

PDF形式にして送る

履歴書のデータを企業に送るときには、ファイル形式をPDF形式にして送るようにしましょう。PDFは紙を印刷するのと同じ状態のイメージを保存できるので、ビジネス文書のデータを送信する際はPDF形式がよく使われます。WordやExcelでは編集できてしまうので、履歴書のデータを送るときはPDF形式で送るようにしましょう。

パスワードを付けて送る

履歴書のデータを送るときは、必ずファイルにパスワードを付けましょう。採用担当者宛にメールをしても、パスワードを付けていなければ、そのメールは同じ職場の人なら簡単に見られてしまいます。

基本情報が記載されている重要種類なので、セキュリティには細心の注意を払う必要があります。履歴書のデータを送るときには必ずパスワードを付けましょう。

パスワードは別メールで送る

ファイルにパスワードを付けたら、採用担当者にそのパスワードを連絡しないと先方はファイルを開けません。しかし、ファイルを添付したメールの本文にパスワードを書いてしまうと、そのメールを読めばファイルを開けてしまいます。わざわざパスワードを付ける意味がありません。

パスワードは必ず、履歴書のファイルを添付したメールとは別のメールで送るようにしましょう。重要書類を送るときはセキュリティに注意を払うことがとにかく大切です。

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