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履歴書はコピーを提出してもいいの?

新卒採用試験ではたくさんの企業を受け入れます。採用試験を受けることに記録書を手書きするのはかなり大変です。手間を少しでも省くために、履歴書のコピーを企業に提出しても良いのでしょうか。

答えはNOです。履歴書のコピーは絶対に使用していません。作成した履歴書をコピーして提出するのもろろ、過去に応募した企業から不採用のため返却された履歴書も使い捨てはありません。採用試験を受け入れる企業には新しい履歴書を作成しているようにしましょう。

では、なくなるたびに履歴書を購入するのを負担に感じて、一度購入した履歴書をコピーし、それに記入して提出するのはどうなのでしょうか。確かにお金の負担は多少減るかもしれませんが、購入した履歴書をコピーするのもNGです。

作成した履歴書をコピーして使いまわすのも、購入した履歴書をコピーして使用するのもNGであることを覚えておきましょう。

コピーの使用がNGな理由

では、なぜ履歴書のコピーを使用してはいけないのでしょうか。ここでは、作成した履歴書のコピーの使いまわしがNGな理由を説明します。

作成した履歴書のコピーの使いまわし

企業の立場になって考えてみるとわかりますが、一度作成した履歴書のコピーを提出されて、採用担当者が応募者の熱意を感じるでしょうか。

履歴書を書くのが面倒だから手を抜いているという印象を抱いてしまいます。応募するためにきちんと作成した履歴書を提出した応募者のほうが好印象なのは、説明するまでもないでしょう。

履歴書には志望動機欄がありますが、普通は応募する企業によって志望動機は変わるはずです。企業ごとに業界や業種、事業内容は違うのに、履歴書に記入する志望動機の文章はまったく同じにはならないはずです。

また、履歴書はビジネス上の重要種類です。仕事において重要書類をコピーして提出することはあり得ません。提出するのはあくまでも原本です。履歴書はもし採用されれば、基本的には退職するまで企業に保管されるものです。

そんな重要書類をコピーで提出するのはビジネスマナーにも反していますので、コピーを提出した時点で仕事への姿勢や意欲を疑われてしまいます。

作成した履歴書のコピーの使いまわしは、採用担当者に悪い印象を与え、内定をもらうことは難しくなるでしょう。就職活動をうまく進めるためにも、コピーの使いまわしは絶対にやめましょう。

履歴書用紙を印刷して使うのは?

作成した履歴書のコピーの使いまわしがNGな理由は確認できました。では、履歴書用紙を印刷して使うのはどうなのでしょうか。 

白紙の履歴書用紙はコピーして使ってもOK?

購入した白紙の履歴書用紙をコピーして使うのもNGです。販売されている履歴書用紙には著作権などの権利が付与されていることがほとんどです。そのため、権利が付与された書類をコピーして使用してはいけません。

また、たとえ権利が付与されていなかったとしても、購入した白紙の履歴書をコンビニなどでコピーして使用するのはおすすめできません。

コピーすると部分的にインクがかすんで見た目がよくありませんし、コピー用紙のような薄い紙で提出すると、採用担当者は入社して働きたいという熱意を感じられず、 不採用につながってしまいます。

一般常識として、白紙の履歴書用紙をコピーして使用するのはやめましょう。

コピーする場合の注意点

現在はインターネット上にさまざまな履歴書のフォーマットがあり、ダウンロードして使用することができます。 履歴書のフォーマットを印刷して使用するときは、紙質とインクに注意する必要があります。

紙質は市販の履歴書と同等のものを使用するのがベストです。コンビニなどのコピー用紙では厚さが足りないので、履歴書の印刷に向く厚さの用紙を使用して印刷するのがおすすめです。厚みがあるだけで印象が違ってきます。

また、印刷したときにインクがかすれたり、ズレがないかもチェックする必要があります。印刷した状態が市販のものと変わらない状態であることが大切です。

履歴書のフォーマットを使用してコピーするときには、市販の履歴書と同程度のものが用意できるかが重要です。難しいようなら購入したほうがよいでしょう。

新卒就活で履歴書をパソコンで作成するのは?

新卒の就職活動で履歴書をパソコンで作成するのはどうなのでしょうか。新卒では履歴書は「手書きが基本」です。

採用担当者は手書きの履歴書から色々なところをチェックします。誤字脱字がないか、丁寧な字で書かれているかなど、パソコンで作成するよりも応募者の思いや性格が反映されやすいので、手書きを好む傾向にあります。

また、日本には手書きのほうが丁寧という文化があり、新卒の就職活動においては、履歴書は手書きで作成することが慣例になっています。確かにパソコンのほうが手間は省けますが、手書きで作成したものを提出することで、社会性や協調性がある人物だという印象を持ってもらえる側面もあります。 

ただし、企業からパソコンで作成したものを提出するよう指定がある場合もあります。その場合は指示に従ってパソコンで作成しましょう。

また、IT企業や外資系企業など、応募する企業によってはパソコンで作成したほうがよい場合もあります。IT企業はパソコン使用が仕事内容に直結しますし、外資系企業は日系企業のような手書きを奨励する文化がなく、効率を重視するため、手書きで作成したほうがアピールにつながります。

指定がない場合は手書きでもパソコンで作成しても、内容が優れていれば合否に直接影響はないでしょう。しかし、手書きのほうが思いや人柄が現れやすいですし、新卒は手書きという慣行もあります。

パソコンと手書きで迷うなら、手書きで作成したほうが無難でしょう。

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