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履歴書を封筒に入れる前に!再確認すべきポイント

履歴書を封筒に入れる前に再確認すべきポイントは、5つあります。まず1つ目は、記入漏れがないかどうかです。履歴書には生年月日や連絡先、扶養家族の有無といった細かな記入欄があります。後から記入しようとして書き忘れてしまうケースが多い部分ですので、封筒に入れる前にはしっかりと確認しておいてください。

 

2つ目のポイントは、誤字脱字がないかどうかです。誤字脱字をしてしまうケースとしては、うっかり間違えてしまう場合が多く、簡単な漢字や言葉などで起きやすいミスといえます。落ち着いて見直せば防げるミスであるため、時間に余裕をもって見直すようにしましょう。

 

3つ目のポイントは、正式名称で記入しているかどうかです。履歴書には略称を使用してしまいがちな記入欄が多くあります。住所や学校名、資格といった記入欄が特に注意すべき部分ですので、履歴書を封筒に入れる前には、よく確かめておいてください。

 

4つ目のポイントは、日付の表記が統一されているかどうかです。学歴欄では西暦を使用し、資格欄では和暦を使用していたのでは、大雑把な印象を抱かれかねません。日付はよく目につく部分であるため、履歴書を作成する段階と封筒に入れる段階で2重にチェックしておくのが良いです。

 

5つ目のポイントは、コピーをとったかどうかです。履歴書のコピーは、履歴書に書いた内容と面接時の受け答えが矛盾してしまわないようにするためのアイテムです。履歴書の内容と矛盾した受け答えは、マイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、履歴書のコピーは必ずとっておくようにしましょう。

封筒の色・サイズは?

履歴書を入れる封筒には、白色で角2号のサイズの封筒を使用するのが良いです。封筒には白色以外にも、茶色や水色といった色がありますが、履歴書を入れる封筒としてはおすすめしません。白色以外の封筒は、事務用の封筒として使用されている場合が多く、履歴書の送付には適さないといえます。

 

「履歴書を入れる封筒には何色を使用しても良い」という意見もありますが、「白色以外はマナー違反」という意見もあります。履歴書を受け取る方がどちらの意見に立っている方なのか分からない以上、履歴書を入れる封筒には白色を使用しておくのが無難です。

 

続いて、封筒のサイズについては、A4サイズの履歴書を折りたたまずに入れられるサイズとして、角2号の封筒がおすすめです。角2号の封筒であれば、大きすぎて不格好になってしまうこともないので、企業から指定されている場合や封筒のサイズに理由がある場合以外は、角2号のサイズの封筒を使用するようにしましょう。

 

封筒の書き方

 

封筒の表には、送り先の住所と宛名、「履歴書在中」の文字を記入します。右側に記入する住所については、都道府県から書き始め、番地や建物名まで省略せずに記入してください。県内や市内の企業に応募する場合に省略してしまうケースが多いので、該当する方は注意しておきましょう。

 

宛名については、企業名と部署名、担当者名をバランスよく記入してください。企業名と部署名よりも担当者名を大きく書くことでバランスがとれます。注意点としては、会社の種類を省略しないことと、担当者名に敬称を付けることです。

 

「履歴書在中」の文字については、赤ペンを使用して記入するようにしましょう。元から記載されている封筒もありますが、無地のものに記入した方が比較的良い印象を与えられますので、「履歴書在中」と表記する場合は、手書きで表記することをおすすめします。

 

 

封筒の裏には、自分の住所と名前、履歴書を投函する日付、封がしてあることを意味する「〆」のマークを記入します。投函の日付を記載することには、送り先の企業において何らかの理由で開封が遅れてしまった場合に、期限通りに郵送手続きしたことを証明するという意味があります。

 

無用なやり取りをしないためのマナーといえる部分ですので、忘れずに記入しておいてください。また、封をしたことを表す「〆」マークも忘れやすい部分ですので、気をつけておくようにしましょう。

封筒に入れる順番・向き

履歴書を封筒に入れる際の順番は、1番上に添え状、2番目に履歴書、3番目に職務経歴書、4番目にそのほかの書類となるように重ねてください。書類を入れる順番は郵送する際のマナーですので、マイナスの印象を与えてしまわないためにも、間違えないようにしてください。

 

続いて、履歴書を封筒に入れる際の向きについては、封筒の向きと同じ向きになるように入れます。上下が逆さまになっていたり裏表が逆になっていたりすると、雑な印象を抱かれてしまいます。履歴書と封筒の向きを揃えることもマナーであるため、郵送する際には注意しておきましょう。

郵送で提出するときのポイント

 書類はクリアファイルに入れる

書類を封筒に入れる際は、クリアファイルに挟んでから入れるようにしてください。クリアファイルに挟んでおくことで、書類が折れてしまうことや濡れてしまうことを防げます。郵送している間は自分の手を離れている状態にあり、折れてしまうことや濡れてしまうことを直接防ぐことはできませんので、保険をかけておく意味でもクリアファイルに挟んでおくようにしましょう。

 

 添え状・送付状を入れる

履歴書を郵送する場合は、添え状を入れて送らなければいけません。添え状には履歴書を郵送したことに対する挨拶や、同封した書類に漏れがないかどうか調べるといった意味があります。ビジネスシーンでは、添え状を同封することが常識とされていますので、履歴書を郵送する際は忘れずに入れるようにしてください。

 

 しっかり重さをはかって切手料金をチェック

封筒に貼る切手は、料金不足にならないよう、しっかりとチェックしてから郵送してください。切手料金が不足していると、郵送した履歴書が戻ってきてしまったり、郵送先の企業に不足分の料金が請求されてしまったりします。

 

場合によっては締め切りに間に合わず、書類審査さえしてもらえないという可能性もあり得るので、封筒に貼る切手はよく確かめておくようにしましょう。どうしても不安だという方は、郵便局の窓口に直接持ち込むのがおすすめです。ポストに投函して折れ曲がってしまう心配もないため、窓口に持ち込むことを基本にしておくのも良いです。

 

履歴書を郵送するときに迷いやすいポイント

 速達で送るべき?

履歴書の郵送に速達を利用したからといって、印象が良くなることはありません。むしろ慌てて出したかのように思われる可能性があるため、これといった理由がない場合は普通郵便を利用しておくのが無難です。ただし、普通郵便では締め切りに間に合いそうにないときは、速達を利用してください。締め切りに間に合わなければ元も子もありませんので、その点には注意しておきましょう。

 

 切手は何枚も貼ってもいい?

封筒に貼る切手は1枚が基本です。切手が何枚も貼られている封筒は見栄えが悪く、要領の悪い印象を与えてしまいかねません。切手を1枚で済ませたからといってプラスの印象を与えることはありませんが、マイナスの印象を抱かれることを防ぐという意味で、切手は1枚にしておくのが良いです。

 

 絵柄の切手でもいい?

切手の絵柄については、花柄や鳥柄などのポピュラーなものであれば使用しても問題ありません。しかし、アニメキャラの切手や記念切手といったものは避けておいた方が無難です。特殊な柄の切手では、不誠実な印象を与えてしまうかもしれませんので、履歴書用の封筒には使用しないようにしてください。

 

 郵送したら電話やメールで連絡すべき?

履歴書を郵送した後は、電話やメールで連絡をする必要はありません。履歴書を郵送したことに対する挨拶は、添え状を同封していれば十分ですので、郵送後の連絡はしないようにしておきましょう。また、電話やメールで連絡されることを迷惑に感じる企業もあるため、なおさら連絡することは控えておいた方が良いといえます。

 

 メール便や宅配便、書留で送ってもいい?

履歴書を郵送以外の方法で送ることは法律違反です。明確な罰則というものはありませんが、郵送以外の方法で送った場合は、非常識な人というレッテルを貼られてしまいます。場合によっては送り方1つで不採用が決まってしまうこともありえますので、履歴書を送る際は気をつけるようにしてください。

まとめ

履歴書を郵送するときは、履歴書を再確認したりルールに沿った封筒を準備したりと、細かな部分にまで気を配っておく必要があります。チェックすべきポイントはどれも細かなものですが、マナーや常識といった部分を見られるところですので、良い印象を与えるためにも手を抜かないようにしておいてください。

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