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社会人がメールを活用する理由とは?

意外に思わる方も多いと思いますが、社会人は電話で重要な情報を伝達することはあまりありません。ツールとしてメールが優れている点を理解することで、企業とのやり取りをスムーズに行えるようになります。また、電話で連絡をすべきかと判断が難しい場合でも、メールのメリットが分かっていれば、相手のことをしっかりと考慮したうえで、正しい判断を行うことができます。

 

時系列で文字化できる

インターンシップに限ったことではありませんが、人事担当者は就活生とのスケジュール調整の頻度が増加します。逐一メモを取ったり、記録として残しておくことができないため、打ち合わせをしながら自動的に文字化されるメールがツールとして選ばれやすいです。また、そのままプリントアウトすることもできるという点も業務効率を考慮すると優れている点と言えるでしょう。

 

件名から優先順位をつけられる

件名から内容を推測し、すぐに確認すべきメールかを判断できるという点もメールならではです。企業の人事担当者は一日に何百件というメールのやり取りをすることもあるため、「今内容を確認すべきか?」という判断にはシビアです。就活生にもそういった人事担当者の状況を考慮し、コンタクトを取る意識が必要と言えます。

 

Excelなどのデータを添付できる

日程や内容、事前準備、当日の服装など、インターンシップに参加することが決まった後でも、企業から与えられる情報は膨大です。そのため、一度で間違いなく伝えることができるメールでの情報共有が慣習となっています。電話でメールの到着確認などをされることはあっても、重要な情報を話されることはあまりありません。

インターンシップにおけるメールの例文

就活の中でもインターンシップは、メールの使用用途がたくさんある項目と言えます。具体的には、「インターンシップへの応募」「スケジュールの調整」「問い合わせ」など、活用方法はさまざまです。また、それぞれに就活生が見落としてしまいがちな注意点がありますので、例文を確認し、チェック項目をあらかじめ頭に入れておきましょう。

 

インターンシップへの応募

‌件名:インターンシップの応募につきまして ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

◯◯‌大学◯◯学部の◯◯◯◯と申します。‌

この度は御社のインターンシップの募集を‌拝見し、応募させていただきたく、ご連絡致しました。

 

‌御社の◯◯事業に興味があり、その内容が理解できるというプログラムに‌魅力を感じ、参加させていただく考えております。

‌つきましては、ぜひ選考の機会をいただけますと幸いです。

‌お忙しいところ恐れ入りますが、‌何卒宜しくお願いします。

――――――――――――――――
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科4年
◯◯ ◯◯ 
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
――――――――――――――――

誤字脱字や敬称に誤りがないことはマナーとして当然ですが、インターンシップへ応募するためのメールは「志望動機」が重要になります。どんな点を知りたいのかを明記することで、「参加させることで、就活生にメリットがあるのか?」を企業側が選定してくれます。的を射た志望動機を書くためには、インターネットで確認できる程度の企業研究が必要となるという点が注意点になります。

 

‌スケジュール調整

件名:Re:インターンシップの参加日について ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

◯◯‌大学◯◯学部の◯◯◯◯と申します。‌

インターンシップに参加させていただく日にちつきまして、下記の日時での参加を希望致します。

◯月◯日(水) 10:00~16:00

‌◯月◯日(火) 10:00~15:00

‌◯月◯日(金) 終日

‌‌

‌いずれもご都合がつかない場合は、お手数ですが候補日のご連絡をいただきたく思います。

‌何卒宜しくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科4年 
◯◯ ◯◯ 
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp 
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3 
自宅TEL:000-1234-5678 
携帯TEL:080-1234-5678 
――――――――――――――――

スケジュール調整を、メールで行う場合の注意点のひとつ目が件名です。日程の調整をする必要が生じた場合にはまず企業からメールが届きますので、件名は変えずに返信しましょう。「丁寧に」という思いから、件名を変更してしまうとメールを見直す必要が生じてしまいます。また、インターンシップに参加する日程については、最低でも3日を時間を提示して送りましょう。企業から日付の指定がある場合には、参加できるかどうかだけでも返信するようにしましょう。

 

問い合わせ

件名:当日の服装に関する問い合わせ ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

◯◯‌大学◯◯学部の◯◯◯◯とです。‌

‌この度は、インターンシップに参加する際の服装に‌ついてご質問させていただきたく、‌ご連絡致しました。

服装については、フォーマルであれば自由との旨を確認致しましたが、ネクタイやジャケットは着用していくべきでしょうか。

 

‌基本的な部分での問い合わせとなり恐縮ですが、‌ご返信いただけますと幸いでございます。

‌何卒宜しくお願い致します。

――――――――――――――――
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科4年 
◯◯ ◯◯ 
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp 
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3 
自宅TEL:000-1234-5678 
携帯TEL:080-1234-5678 
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簡単な内容の問い合わせであれば、電話でも良いのではと感じる就活生も少なくないと思いますが、メールで行うのがマナーと言えます。もちろん、人事担当者の忙しさを考慮した行動となりますし、意外と電話での問い合わせはあまりスムーズにいきません。担当者が不在の場合には、折り返しを待つことになりますので、いつでも返信できるメールで問い合わせましょう。ただし、返信が来るまでに時間を要することがありますので、少なくとも一週間程度の余裕をもつようにしましょう。

まとめ

インターンシップは就活を始めるきっかけとなりますが、メールマナーについても選考が本格化する前に抑えてしまいましょう。今回紹介したようなメールのメリットを抑えておけば、人事担当者に迷惑をかけてしまうこともありません。誤字脱字や敬称の間違いがないことは当たり前とし、相手方の忙しさを考慮した行動をとれるよう意識しましょう。

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