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インターンはメールで効率化できる?

 

注目している就活生は多くありませんが、インターンはメールをフル活用することで効率化することができます。もちろん、誤字脱字や敬称間違えなどの基本的なミスがないことが前提となりますが、企業とのコミュニケーションを円滑にする強い味方となります。特にインターンは選考が本格化する前に、スケジュールの打ち合わせなどを体験できる良い機会です。ぜひ、メールを活用し、効率化を目指してみましょう。

会社でメールが使われる理由とは?

意外に思わる方もいるかもしれませんが、あまり社会人は電話要件を伝えることはありません。メールというツールの優れている点が理解できれば、インターンを効率化するというメリットも見えてくるはずです。また、電話で連絡をすべきかと判断が難しい場合でも、メールのメリットが分かっていれば、相手のことをしっかりと考慮したうえで、正しい判断を行うことができます。

 

時系列で文字として残せる

インターンだけではありませんが、人事担当者は就活生とのスケジュール調整や大切な情報を伝えるためにメールを送る頻度が増加します。逐一メモを取ったり、記録として残しておくことは非常に手間がかかるため、打ち合わせをしながら自動的に文字化されるメールがツールとして選ばれます。また、そのままプリントアウトすることもできるという点も業務効率をあげることに一役買っています。

 

件名から内容を推測できる

件名から内容を推測できることで、すぐに確認すべきメールかを正確に判断することができます。企業の人事担当者は一日に何百件というメールのやり取りをする方も多く、できることなら「今内容を確認すべきか?」という判断をできるだけ正確に行いたいと願っているものです。就活生にもそういった人事担当者がおかれている状況を察知した上で、コンタクトを取る意識が必要と言えます。

 

データも添付できる

日程や内容、事前準備、当日の服装など、インターンに参加することが決まった後でも、企業から与えられる情報は少なくありません。人事担当者も手間を減らすために、間違いなく伝えたいことが伝わるメールでの情報共有を行います。電話でメールの到着確認などをされることはあっても、重要な情報を話されることはあまりありません。

インターンにおけるメール活用法

就活の中でもインターンは、メールの使用用途が豊富でなため就活前に練習しておくにはうってつけの機会です。具体的には、「インターンへの応募」「スケジュールの調整」「問い合わせ」などの活用方法が挙げられます。また、それぞれに就活生が見落としてしまいがちな注意点がありますので、あらかじめ確認し、スムーズに企業とのやり取りを行えるよう心がけていきましょう。

 

インターンへの応募

‌件名:インターンの応募につきまして ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

‌◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯と申します。‌

この度は御社のインターンの募集を‌拝見し、応募させていただきたく、ご連絡致しました。

‌御社の◯◯事業に興味があり、その内容が理解できるというプログラムに‌魅力を感じたため、ぜひ参加させていただく考えております。

‌つきましては、選考の機会をいただけますと幸いです。

‌お忙しいところ恐れ入りますが、‌何卒宜しくお願いします。

――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部 ◯◯学科4年
◯◯◯◯◯
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
――――――――――――――――

基本的な誤字脱字や敬称に誤りがないことは当然とし、インターンへ応募するためには「志望動機」を記載したメールを送ることになります。具体的にどんな点を知りたいのかを明記し、参加することで解消されるという文章を記載すれば十分です。メールの内容を確認し、「参加させることで、就活生にメリットがあるのか?」を企業側が選定してくれるという流れになります。的を射た志望動機を書くためには、インターネットで確認できる程度の企業研究が必要となりますので、あらかじめチェックしておきましょう。

 

‌スケジュール調整

件名:Re:インターンの参加日について ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

‌◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯です。‌

 

‌以前、ご連絡いただいたインターンの参加日つきまして、下記の日時での参加を希望致します。

◯月◯日(水) 10:00~16:00

‌◯月◯日(火) 10:00~15:00

‌◯月◯日(金) 終日

‌‌

‌いずれもご都合がつかない場合は、お手数ですが候補日のご連絡をいただきたく思います。

‌何卒宜しくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
◯◯ ◯◯
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
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インターンのスケジュール調整をメールで行う場合は、件名が大切なります。日程の調整をする必要が生じた場合には、まず企業からメールが届きます。就活生は丁寧にという意識が強いあまり、件名をわざわざ変えようとしてしまいがちですが、変えずに返信しましょう。件名を変更してしまうとメールを内容を推測することができなくなりますので、手間をかけてしまう危険性があります。また、インターンに参加する日程については、最低でも3日程度の候補日と時間を提示して送りましょう。企業から日付の指定がある場合には、参加できるかどうかだけでも返信するようにしましょう。

 

問い合わせ

件名:当日の服装に関する問い合わせ ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

今週◯日にインターンに参加させていただく‌◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯です。‌

 

お世話になっております。

‌この度は、インターンに参加する際の服装に‌ついて確認致したく、‌ご連絡致しました。

 

服装については、クールビズでという指定がありましたが、ネクタイやジャケットは不要という理解でよろしいでしょうか?

 

‌基本的な部分での問い合わせとなり恐縮ですが、‌ご返信いただけますと幸いでございます。

‌何卒宜しくお願い致します。

――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
◯◯ ◯◯
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
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簡単な内容の問い合わせであれば、電話でも良いのでは?と考える就活生も少なくありませんが、簡単な内容ほどメールで確認するのがマナーと言えます。人事担当者の忙しさをしっかりと考えた行動となり、電話でのコミュニケーションは意外とうまくいかないとイメージしておきましょう。担当者が不在の場合には、聞きたいタイミング聞けないというストレスを溜めることになりますので、いつでも受け取れるメールで問い合わせ、返信を待ちましょう。ただし、返信が来るまでに時間を要することがありますので、少なくとも一週間程度の余裕をもつようにしましょう。

まとめ

インターンをきっかけとして就活を始める学生も少なくありませんが、メールマナーについても選考が本格化する前にしっかりと実践しておきましょう。今回紹介したようなメールのメリットを抑えておけば、人事担当者に迷惑をかけることがないのと同時に、さまざまな作業を効率化することができます。誤字脱字や敬称の間違いがないことは当たり前とし、相手方の忙しさを考慮した行動をとれるよう意識しましょう。

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