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メールのメリットを理解する大切さとは?

イメージと違うと感じる就活生も少しないと思いますが、就活での企業とのやり取りは、そのほとんどとんどメールで行うと心得ておきましょう。メールを送信する目的はさまざまですが、企業とスムーズやり取りを行うためにはメールが最適です。

また、すみに企業に勤めている会社員も他の会社とのやり取りのほんんどんをメールで行って、よっぽど込め入った話をする必要がない限り電話を使用することはありません。ツールととしてメールが優れている点が多かった、多くの会社員が他のツールを使用しないと点を理解できた、人事担当者のおかれている状況を配慮することも可能になります。

また、まれにどうしても電話でやり取りを行わなければいけないという状況以外では、どのツールで連絡をすべきかと判断が難しい場合でも、メールのメリットが分かっていれば正しい判断を行うことができるはずです。

メールはコミュニケーションツールとして適切?

多くの会社員がメールをコミュニケーションツールとして活用しているのにはわけがあります。具体的には、メールに「文字として記録できる」「優先順位をもって内容を確認できる」「必要書類を添付できる」といった利点があり、会社員の立場としては業務を少しでも効率化したいという思いでメールを活用しています。このような背景を理解し、人事担当者のことを配慮することも必要な気遣いと言えそうです。

 

文字として記録できる

就活が佳境を迎えると、人事担当者は就活生とのスケジュール調整をする機会が急増します。就活生だけでなく会社員の忙しさも佳境を迎えるため、逐一メモを取ったり、記録として残しておく手間も省きたいというのが本音です。そのため、打ち合わせをしながら自動的に文字化されるメールがツールとして多くのサラリーマンに選ばれています。また、そのままプリントアウトすることもできるという点も業務効率を考慮すると、優れている点と言えるでしょう。

 

優先順位をもって内容を確認できる

件名から内容を大まかに予測し、すぐに確認すべきメールか、後回しで良いメールかを判断できるという点もメールならではです。企業の人事担当者は一日に何百件というメールのやり取りをしているという方も少なくなく、「今内容を確認すべきか?」という判断も非常にシビアに行っています。就活生にもそういった人事担当者の状況を考慮し、コンタクトを取る意識が必要と言えるでしょう。

 

必要書類を添付できる

日程や内容、事前準備、当日の服装など、就活が進むとともに企業から就活生に提示しなければいけない情報も増加していきます。そのため、一度で間違いなく伝えることができるメールでの情報共有が慣習となり、就活生が受け取る情報のほとんどもメールで来ると心得ておきましょう。まれに電話で企業からコンタクトをとってくることもありますが、そのほとんどがメールの到着確認などで、重要な情報を話されることはあまりありません。

就活でメールを活用する目的と例文

就活において企業とのやり取りを行う目的は多岐に渡り、選考が進むに連れてメールを使用する頻度も増加していきます。特に多くの就活生が、「スケジュール調整」と「お礼」をするためにメールを用いることになります。必要性が生じた時にメールをいちから作成していまうとさまざまなデメリット生じやすくなりますので、注意しておきましょう。誤字脱字や敬称の誤りなどの基本的なミスは、目的によってフォーマット化してしまうと防ぐことができます。ここでは、最低限抑えておきたい例文と活用するタイミングを紹介しています。

 

スケジュール調整

件名:Re:面接への参加日ついて ◯◯大学◯◯◯◯

株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

 

‌お世話になっております。

‌◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯です。‌

この度は面接に参加させていただけるとの通知をいただきまして、誠にありがとうございます。

 

‌面接に参加させていただける候補日として、下記の日時での参加を希望致します。

◯月◯日(水) 10:00~16:00

‌◯月◯日(火) 10:00~15:00

‌◯月◯日(金) 終日

‌‌

‌いずれもご都合がつかない場合は、お手数ですが候補日のご連絡をいただきたく思います。

‌何卒宜しくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
◯◯ ◯◯
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp
〒xxx-xxxx
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
――――――――――――――――

選考が進むに連れてメールでのやり取りが増えるのが、スケジュール調整に関するものです。スケジュール調整のためのメールは、件名が非常に大切なりますので意識しておきましょう。基本的に日程の調整をする必要が生じた場合には、まず企業からメールが届きます。その際に、就活生は丁寧にという意識から、件名をわざわざ変えようとしてしまいがちですが、変えずに返信するのがマナーとなります。件名を変更してしまうとメールを内容を推測することができなくなりますので、人事担当者の手間をわずらわせてしまう危険性があります。また、面接などの個人的なアポイントを取る場合には、最低でも3日程度の候補日と時間を提示しましょう。企業から日付の指定がある場合には、どの日程が都合が良いかを返信すれば問題ありません。

 

お礼メール

日の会社説明会のお礼】◯◯大学◯◯◯◯
株式会社◯◯◯◯ 人事部御中(または人事部◯◯様)

本日、御社の会社説明会に参加致しました◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
お忙しい中お時間を割いていただき、会社説明会を開催いただきまして、誠にありがとうございました。


◯◯様のお話を伺い、貴社の事業展開や経営方針などについて理解が深まり、今後の展望や社会に対する取り組みに対して強く感動致しました。
ますます貴社の一員として◯◯事業に携わりたいという気持ちがを強く致しました。

会社説明会のお礼を申し上げたく、メールさせて頂きました。
最後になりますが、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科4年
◯◯ ◯◯
E-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxx.co.jp
〒xxx-xxxx
◯◯◯◯◯◯◯◯1-2-3
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
――――――――――――――――――――

お礼を伝えるためのメールは、素直に感想を述べるイメージをもつようにしましょう。基本的に、件名や署名などはフォーマット化して構いませんが、本文は気持ちを伝えられるように推敲する必要があります。お礼メールに関しては、インターネットなどで出回っているものをそのまま送ってしまうと、マイナス評価につながる危険性もあります。あくまで、企業の担当者に「時間を割いて良かった」と感じてもらうことが目的となりますので、作業的に送ってしまうことのないように注意しましょう。

企業へメール送る際の注意点とは?

件名

企業へメールを送る場合は、その目的がどんなものでも、「ひと目で分かる件名」であることが最低条件です。会社員の中には、多い方であれば1日で数百件のメールに目を通している方もいます。また、人事担当者であれば、基本的には1日中忙しいものと考えておきましょう。そんな方に「見なくても良い」「なんの件か分からない」と判断されないために、「◯月◯日の会社説明会のお礼 ◯◯大学 ◯◯◯◯」といった件名でメールを作成しましょう。また、件名でオリジナリティを演出することは難しいので、時間の短縮もでき、ミスも防げるフォーマットを準備してしまいましょう。

 

宛名

宛名には社会人としての一般常識が露呈しやすい部分になりますので、まず間違えのないフォーマットを徹底活用しましょう。担当者の名前や会社名などの漢字表記を間違えないことはもちろんですが、「◯◯株式会社様」といった誤った敬称をつけてしまうというミスをおかしてしまう就活生も少なくありません。個人名には「様」をつけますが、企業宛にメールを送る場合には、「御中」となりますので、一般常識として頭に入れてしまいましょう。

 

冒頭のあいさつ

冒頭のあいさつにおいても、基本的にテンプレートを活用して構いません。ポイントとしては、どこの誰が送っているかがひと目で分かるように明確にした上で、選考を実施していただいていることへの感謝の意を簡単に伝えることです。ここはあくまで、前置きのようなものですので、長くなりすぎないようにするという心遣いも重要なポイントです。

 

本文

他の就活生と差をつけ、しっかりとアピールするためには本文がカギになります。目的にもよりますが、基本的には端的で分かりやすいことが重要です。ただし、お礼メールに限っては、良い意味で正直に感想を述べることをおすすめします。もちろん、企業の取り組みについてなど感銘を受けた内容があればそのまま記載して問題ありませんし、分からなかった点などがあれば聞いても構いません。縁のある企業の人事担当であれば、返答をいただける可能性もあります。ただし、ここでもあまり長く書きすぎることのないように注意が必要です。

 

締めのあいさつ

締めのあいさつも選考を実施してもらっていること、およびメールを読んでいただいたことに対するお礼と社会人がメールを作成する際に使用するあいさつ程度の文言のみで構いません。「貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。」といった言いまわしが社会人が使用するあいさつ一般的ですので、そのまま用いましょう。

 

署名

そして、最後に忘れてはならないのが署名です。大学名・学部・氏名・メールアドレス・住所・電話番号程度は記載し、いつでも人事担当者が連絡をとれるように気をきかせてておくようにしましょう。

まとめ

まず、企業に勤めている方がどのような状況にあるかをイメージすることで、どんなツールを使ってやり取りを行うべきかも明確になります。その他、社会人のほとんどがメールをコミュニケーションツールとして活用しているという慣習を理解していれば、企業との適切なやり取りについても見えてくるはずです。メールでのやり取りを行う目的はさまざまですが、今回紹介した内容については使用頻度が比較的高いため、マスターしてしまいましょう。

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