目次

はじめに

普段は電話をかけることに抵抗はないけれど、企業に対する電話はしたことがなくて不安……そんな学生は多いはず。はじめは企業との電話に抵抗があるかと思います。ただ、話すべきこと・やるべきことは大抵決まっています。本記事で電話の仕方について学んで、会社とのやりとりに備えましょう。

電話をかける前に準備しよう

電話をかける前に準備をして置かないと、相手に気を使わせてしまい、負荷を与えてしまいます。以下のことに配慮して万全の体制をとって電話をしましょう。

・環境
周りが静かな場所で電話しましょう。電話の音声が相手に伝わらないと、相手を不快な気持ちにさせてしまいます。相手に対して最大限の心配りが必要です。

・順番・内容
要件の具体的な内容と話す順番を予め決めておきましょう。話す内容は、5W1Hを埋めて文章化しておくと相手に伝えやすくなります。

参考 : 「インターンシップ エントリーシート」の 2. 具体性を高める

・担当者が不在の場合
窓口の方に簡単な用件を必ず伝えましょう。窓口の方だけで理解できる用件であればそれでOKです。それ以外や自分から直接伝えたい内容などがある場合は改めて連絡する旨を伝えましょう。また再度連絡するために、その社員の方が戻る時間などを聞きましょう。
「こちらから折り返しますか?」と聞かれた場合、基本的に「こちらから改めるので大丈夫です」と答え、相手に電話をかけさせることは控えましょう。

・メモの用意
電話中に得られた情報をすぐ書き留められるように、メモの用意を怠らないようにしましょう。何度も相手に同じ内容を確認するのは失礼です。相手も忙しいことを念頭に入れて話しましょう。

電話中のポイント

電話する相手の顔が見えないからといって、受け手にはきちんとあなたの態度が伝わります。以下のポイントを学習して、電話応対をマスターしましょう。

・声のトーン・大きさ
声が小さい、声に元気がないなどはNG。小さい声は単純に聞き取れませんし、暗い声で話されたら、あなたが電話の受け手でも嫌ですよね。声のトーン・大きさであなたの心境が伝わります。元気な声を意識して相手によい印象を与えましょう。

・言葉遣い
相手は目上の人です。丁寧な言葉遣いで話すことを心がけましょう。ただし、うまく敬語が使えなくても必要以上に気にする必要はありません。きちんとした言葉遣いで話そうとする姿勢が伝われば問題ないでしょう。

電話を掛けるときの流れ

1. 大学名・氏名を名乗る

2. 担当者につないでもらう
・担当者につながった場合
改めて、名乗ってから要件を伝えましょう。
・担当者につながらなかった場合
担当者が出勤する日付・時間帯を確認し、控えておきましょう。
電話を切る前に「○時に改めてご連絡させていただきます」など、確認と挨拶をしてから切ることが大切です。

3. 要件を伝える
・予め用意しておいた、内容を相手に伝えよう。
・できるだけ簡潔で、わかりやすく話すことを心がける。
・要件について5W1Hを埋め、文章化してあればすんなり伝えられる。

4. お礼の言葉を述べる
・必ずお礼をしてから電話を切る。

電話をかける女性

電話をかけるときの例

企業) こちら株式会社〇〇の××です。

あなた) 私〇〇大学の××と申します。

企業) お世話になります。

あなた) お世話になります。インターンシップの件で採用担当者の方とお話したいのですが、代わっていただけますか?


・担当者につながった場合

企業) ただいまかわりました、〇〇です。

あなた) 私〇〇大学の××と申します。

企業) お世話になります。

あなた) お世話になります。○日に予定だった、インターンシップの参加を希望していたのですが、卒業論文の発表会の日程が変更になってしまったため、参加を辞退させていただきます。大変申し訳ございません。

企業) ○日に参加する〇〇大学の××さんですね。かしこまりました。

あなた) また機会がありましたら、参加させていただきます。今後ともよろしくお願いいたします。

企業) こちらこそよろしくお願いいたします。

あなた) 失礼いたします。

企業) 失礼いたします。


・担当者につながらなかった場合

企業) 担当者の〇〇なのですが、いま席を外しております。

あなた) あ、そうなんですね。いつ頃戻られますか?

企業) 今日の午後14時〜なら対応可能です。

あなた) それでは、今日の午後14時に折り返しお電話差し上げます。よろしくお願いいたします。

企業) こちらこそよろしくお願いいたします。

あなた) 失礼いたします。

企業) 失礼いたします。

電話を受ける場合

電話を受ける場合

・メモの用意
大抵は企業側が要件を伝える際に、メモの用意を促してくれます。もし、何も言ってこない場合には、「少々お待ちください」と一声かけて、メモの用意をしましょう。

・電話を終える前に要件を確認
要件の日時や場所、担当者について復唱して確認します。最後にお礼を述べてから電話を切りましょう。

・電話に出られなかった場合
授業やバイトなどの都合で電話に出られないこともあります。ただ、それが選考や評価に影響することは全くありません。企業からの電話があった場合、時間を作って折り返しの電話を入れるようにしましょう。折り返しの電話をかける際は、「電話を掛けるときの流れ」を参考にしよう。

問題解決して自然を感じながらくつろぐ女性

まとめ

企業の方と話すので、緊張する部分は多々あると思います。しかし社会人になると、当たり前のように電話をする機会が増えます。今のうちに対応の仕方を学び、あたふたしないようにしておきましょう。

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