目次

はじめに

近年はインターンシップに参加する学生の割合が増加傾向にあります。学校、出勤、インターンと、就活が始まるとかなり忙しくなってしまいます。そんな忙しいときに大事なのはスケジュール管理です。大概はきちんとスケジュールを管理できていると思いますが、「予定が重複してしまった!!」なんてことも起こりえます。そこで、今回は企業との日程調整、日程が重複してしまった場合の対処法について解説していきます。

日程が重複してしまい困惑する男性

インターンで日程調整が必要な場面とは

実際に、日程調整が必要になるのはどのような場面でしょうか。例として、面接の日程、出勤可能日を尋ねられる場面が挙げられます。また、選考時にインターンシップの日程を選択していなければ、メールで日程を調整を行います。以降で、日程調整をする際の心構えと、メールの書き方を確認していきましょう。

インターンの日程調整するために必要な心構え

企業側から電話やメールなどで連絡がくることが多いです。今回は、日程調整をメールにて行う場面だと考えて心構えを確認します。

メール連絡にはメールで返信
メールで連絡を受けているなら、メールで返信しましょう

丁寧な対応が必須
基本的には、こちら(学生)の都合によって相手に日程を伝えることになります。失礼のないようにしましょう。

メールを送る時間帯に注意
就業時間内に送るようにしましょう。企業とのやり取りがスムーズに行える可能性が高いですし、相手に迷惑をかけずに済みます。

返信はなるべく早く
採用担当は多くの学生を相手にしています。返信が遅いとその日程に他の学生の面接をいれることができなくなります。

メールで日程調整をする際の書き方

メールのやり取りも評価の対象に!?

学生は評価されるのはESや面接だけだと思いがちです。しかし、実際には、メールのやり取りも評価の対象に入っています。手を抜かずにきちんと対応しましょう。

例文
では、相手に失礼にならないようにするには、具体的にどのようにメールを書けばいいのでしょうか。ここからは内容ごとに場合分けして、例文を紹介していきます。

面接の候補日が複数ある場合


⚪︎⚪︎株式会社
採用担当者様

お世話になっております。××大学の△△です。この度は次回面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。

いただいたご日程の内

〇月〇日(〇)14:00~(※24時間表記をすること)

の回でお伺いさせていただければと存じます。貴社にお伺いさせていただけることを嬉しく思います。

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

××大学 ◻︎◻︎学部

△△

電話番号:

メールアドレス:



面接日の候補を複数伝える場合


⚪︎⚪︎株式会社
採用担当者様

お世話になっております。××大学の△△です。この度は次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

以下に私の都合のいい日時を記載させていただきます。

〇月〇日(〇)14:00以降(※24時間表記をすること)
〇月〇日(〇)10:00~13:00
〇月〇日(〇)16:00~19:00

以上でございます。

万が一、こちらでご調整いただくのが難しい場合は、再度ご提示差し上げますのでお申し付け頂ければと存じます。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

××大学 ◻︎◻︎学部

電話番号:

メールアドレス:



面接日時が合わない場合の日程変更を依頼する場合


⚪︎⚪︎株式会社

採用担当者様

お世話になっております。××大学の△△です。この度は次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日時がすべて講義と重複しておりましたので、 別日時でのご調整をお願いできれば幸いです。

以下に調整可能な日時を記載させていただきます。

〇月〇日(〇)14:00以降
〇月〇日(〇)10:00~13:00
〇月〇日(〇)16:00~19:00

以上でございます。

もちろん、貴社のご都合の良い日時があれば、私の方でも調整させていただきますので、お申し付けください。

お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

××大学 ◻︎◻︎学部

電話番号:

メールアドレス:


インターンシップの日程が重複してしまった…

複数のインターンに応募し、選考が全てうまくいくのは喜ばしいことです。しかし、たくさんエントリーし、合格したために、日程が重複する場合もあります。この場合には、きちんと辞退もしくは日程調整の旨を企業に伝えてください。

インターンシップを辞退するときの心構え

優先順位を決める

インターンシップを辞退する際には、優先順位を決めてから辞退しましょう。辞退してから「やっぱり参加させてください」では筋が通りません。自分のやりたいこと、志望度、興味が高いものはどれかを初めに明確にする。そうすれば、後悔することも減るはずです。

短期インターンシップなら実施回数を確認

短期インターンシップであれば、複数タームで開催されていることがあります。もし、別日程での参加が可能であれば、別日程での参加を提案しましょう。

辞退するなら電話で

インターンシップを辞退するときは、電話で直接伝えましょう。直接話すことでより丁寧な印象を与えられます。ただし、相手の忙しい時間に配慮することが大切です。週開け月曜日の午前中や始業開始すぐ、昼休み前、終業時刻等は避けるように。また、電話で連絡した後に、メールで再度謝罪するのが一番誠実な対応です。

インターンシップを辞退することのデメリット

企業は断られることを念頭に選考を行っています。これは、学生が複数のインターンシップに応募することを企業側も想定しているからです。また、採用する企業と採用される学生という風にみると企業側が上の立場にあるように感じられます。しかし、実際には学生と企業は平等の立場にあると考えて問題ありません。企業が採用したい学生を選ぶように、学生も参加したいインターンシップを選べることを忘れないでください。

複数社に応募しよう

インターンの選考は本選考と比べて高倍率。複数社に応募し、インターンシップの内定を得られる確率を上げていくことが得策です。

日程が重複したときのメール

どうしても日程が重複し、辞退せざるをえない場合は、できるだけ早めに連絡を入れることが肝心です。メールを送る際には次の5つの要素を忘れないようにしてください。

  • 大学名と名前
  • インターンシップの参加日程
  • 日程変更なら希望の日程・辞退ならその旨
  • 日程変更・辞退の理由
  • インターンシップ辞退に対する謝罪
  • これらの5点は必ず伝えると、要件がスムーズに伝わります。

例文

最後に、インターンシップをメールで辞退する際の例文を見ていきます。


株式会社⚪︎⚪︎
人事部
インターンシップご担当者様

お世話になっております。△△でございます。この度は、インターンシップのご案内ありがとうございました。

誠に恐縮ではございますが、 貴社のインターンシップ申込み直後に集中講義の予定が入りました。つきましては、誠に勝手ではございますが今回の私の貴社インターンシップ申し込みを辞退させていただきたく存じます。

貴社には、大変ご迷惑をお掛けすることとなり申し訳ございませんが、何卒ご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。

××大学・◻︎◻︎学部

△△

電話番号

メールアドレス


注意点

辞退の理由を適切に述べることを心がける必要があります。他社のインターンに参加することが決まったことなどを理由にしないように気をつけてください。担当者に「他の企業を優先する子」という悪い印象を抱かれてしまいます。

スマホのメールで日程調整をする光景

おわりに

いかがでしたでしょうか。本選考よりも高い倍率を考慮すると、インターンシップに参加するのは難しいことです。その中でも複数社に参加が決定している方は、日程調整をしっかり行いましょう。そうすれば、辞退の連絡をできるだけ少なくすることができます。とはいえ、どうしても日程が重複してしまった場合には、例文を参考にして変更の旨を明確に伝えてくださいね。

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