目次

はじめに

就活生のみなさん、こんにちは!今回は、就職活動でメールを送るべき場面と状況ごとのメールの例文を紹介していきます。会社説明会の後や、会社見学をしたい、させてもらった後、もしくは面接の日時の都合がどうしても悪くなってしまった場合など……企業に対して、メールを送るべき機会はたくさんあります。中でも、特にメールを送るべき4つの場面とその例文を見ていきましょう。

就活でメールを送ることってあるの?

冒頭でもお伝えしたように、就活でメールを送る場面は多々あります。メールの対応の仕方1つをとっても、企業に与えるあなたの印象は変わってくるものです。この記事を通して、メールで良い印象を残せるようになりましょう。

就職活動でメールを送るべきタイミング

就職活動で、特にメールを送るべきタイミングは以下の4通りです。

  1. 「お礼」をする時
  2. 企業側に「依頼(お願い)」する時
  3. 先輩社員やOB・OGに報告をする時
  4. 「お詫び・謝罪」をする時

以下で、それぞれ具体的に確認します。

お礼

企業側が自分のために「何かしらの行為」をしてくれた場合、その日中か翌日中にメールを送ります。例えば、会社説明会の連絡を受けたとき、会社説明会参加後などにお礼のメールを送るようにしましょう。

依頼

面接や会社訪問の日程調整を行うときが例として挙げられます。すでに予定がわかっているときには、できるだけ早くメールを送ったほうが、速やかに日程調整ができて良いですね。

報告

少なからず、先輩社員やOB・OGはあなたのために就活を手助けして。きちんとした報告をして、感謝の気持ちを伝えましょう。

謝罪

面接日程の変更が必要な場合や内定を止むを得ず辞退する場合など……相手に迷惑をかけるような場面があったら、謝罪のメールを送付してください。

就活へ送るメール写真

場面別のメールの書き方

すべてのメールに共通する書き方のポイントを紹介していきます。

1. 件名を簡潔に書く

件名を簡潔に、かつ、内容がわかるように書きましょう。ビジネスマンになると、多ければ1日で100通以上のメールを受信しているため、メールの優先度を「件名」と差出人を見て決定しています。メールの内容を見てもらうために、メール本文に記した内容を簡潔にまとめ、所属校と氏名を”件名欄”に入れるといいでしょう。

2. 本文の始めに宛先を書く

本文の始めに「宛先」を書きましょう。


株式会社XXXX
人事部新卒採用担当
〇〇様


上記のように、社名・部署担当・氏名の順番で書いているメールが一般的です。

3. 冒頭で自己紹介をする


お世話になっております。LEAVING大学の就活太郎と申します。


自己紹介では、所属大学名と名前(フルネーム)を書きます。

4. 読みやすさを意識する

社会人は基本的に忙しいので、メールを読みやすくする配慮を忘れずに。文章を書く技術もあるに越したことはないですが、改行を入れることで読みやすくしましょう。

5. 最後に署名を載せる

署名を入れることで相手に身分を示すことができます。署名を載せておけば、それが自分の名刺代わりになるので、相手が連絡を取ろうと思った際に役立ちます。次のような形が一般的です。


=====================

LEAVING大学 XX学部 XX学科 3年
就活 太郎
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@leaving.com

=====================


場面別メールの例文

最後に、送る頻度の多い「会社説明会のお礼」、「面接日程の調整を依頼する時の返信」、「面接辞退のお詫び」の例文を確認してこの記事を終わります。

会社説明会のお礼

まずは、会社説明会のお礼の文章からです。あくまで、筆者の感覚ですが、会社説明会後に、会社に対してお礼メールを送っている学生は少ないような気がします。だから、このタイミングでお礼メールを送っておけば、相手に良い印象を与えられるかもしれません。


件名:会社説明会のお礼(LEAVING大学 就活太郎)
本文:
株式会社XXXX
人事部新卒採用担当 〇〇様

LEAVING大学XX学部XX学科の就活太郎です。

貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
先輩社員の働く姿や求める人物像について、深く知ることができ、
貴社で働きたいという思いがいっそう強くなりました。
拙い質問にも丁寧にお答えいただき、ありがとうございます。

今後もどうぞよろしくお願いいたします。


=====================
LEAVING大学 XX学部 XX学科 3年
就活 太郎
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@leaving.com
=====================

日程調整の依頼および日程決定後の返信

次に日程調整の依頼および日程決定後の返信を送る際の例文です。面接、座談会やセミナーなど……日程調整をメールで行うことは多々あります。早めに文章に慣れて、戸惑わずに送れるようになりましょう。


件名 : 面接日程調整の依頼(LEAVING大学 就活太郎)

本文:
株式会社XXXX
人事部新卒採用担当 〇〇様

いつもお世話になっております。
LEAVING大学XX学部XX学科の就活太郎です。

先日は会社説明会にて私の質問に対して丁寧に対応していただきありがとうございました。
先輩が働いている姿や会社の雰囲気を見て、貴社で働きたいと思いました。
そして○月○日 13~の日時に貴社の面接の日程を入れました。

しかしその日に振替え授業が入ってしまい、面接を受けることができません。
面接の日程の変更をお願いできませんか?

ご検討いただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。

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LEAVING大学 XX学部 XX学科 3年
就活 太郎
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@leaving.com
=====================

件名:Re: 面接日程調整の依頼(LEAVING大学 就活太郎)

本文:

株式会社XXXX
人事部新卒採用担当 〇〇様

いつもお世話になっております。
LEAVING大学XX学部XX学科の就活太郎です。

この度は、お忙しいなか面接の日程を変更していただき、
誠にありがとうございます。

それでは
△月△日 15:00~
の日時で、伺わせていただきます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

=====================
LEAVING大学 XX学部 XX学科 3年
就活 太郎
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@leaving.com
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メールの送り方を理解して笑顔

選考辞退のお詫び

そして、最後に「謝罪」のメールを見ていきます。今回の例文は「選考辞退のお詫び」です。
企業の選考が終盤まで進むと、他社の選考を一切やめることを条件にされることもあります。志望する企業の選考がそのような形態なら、他の企業へ選考を辞退する旨の連絡を入れることになります。間違っても「より志望度が高い企業から内定をいただいたため」とか書かないようにしてください。

では、最後の例文を見ていきましょう。

件名:選考辞退のご連絡

本文:

株式会社XXXX
人事部新卒採用担当 〇〇様

お世話になっております。
LEAVING大学XX学部XX学科の就活太郎です。

この度、△月△日の15時より面接を受けさせて頂くことになっておりましたが、
他の企業へ内定が決まりそこで働きたいと思いますので、選考を辞退致します。

本来、直接お伺いしてお詫びするべきところ、
メールでのご連絡となりますこと重ねてお詫び申し上げます。

未必ながら貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

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LEAVING大学 XX学部 XX学科 3年
就活 太郎
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@hogehoge.com
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まとめ

普通に大学生をしていると、社会人とメールのやりとりをする機会もなければ、お礼のメールを送る習慣もないでしょう。しかし、メールを送るのは、社会人としてのマナーです。送るべきタイミングとメールの書き方を覚えて、企業に送りましょう。タイミングを抑えて、しっかりメールを送ることができれば、相手に好印象を残せるはずです。就活中だけでなく、社会人になってからも大事になってくるので、就活中の段階でマスターしていってくださいね!

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