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就活でも電話をかけるの?

 電話をかける女子学生

就活でも電話を使う場面は意外と多く、電話を「かける側」と「受ける側」の両方のマナーを求められます。企業の採用担当者は、面接以外でも、みなさんの人柄や対応を見ています。電話も評価対象のひとつとなり得るので、軽視すべきではありません。今回は社会人になってからも使える電話のマナーを紹介していきます。

就活の電話対応について

電話は重要なコミュニケーションツールの1つです。就活においても、問い合わせ、選考結果や緊急の連絡などで電話が使用されます。特に選考結果は、直接相手に連絡するために電話を用いることが多いです。また電話は、社会に出てからも使い続けます。社会人になってから正しい受け答えができず、恥ずかしい思いをしないよう、今からやり方、マナーを身につけましょう。

就活の電話マナー

企業に電話をかけるタイミング

 電話対応をする男子学生

相手側から特に指定されていない限り、電話に適さない時間帯は避けましょう。避けるべき時間帯は以下の通りです。

1)休み明けの午前中

休み明け、月曜日や祝日の次の日の午前中は避けましょう。週末に溜まった業務や週始めの打ち合わせなどで慌ただしく、電話をかけてもご迷惑になる可能性が高いです。

2)昼休み(12時〜14時頃)

この時間帯は、何も知らずに電話をかけてしまいがちなので気をつけたい時間帯です。学生がかけやすい時間でも、企業の方もお昼休みをとっています。かけても繋がらない、不在となる可能性が高いです。

3)18時以降

会社の営業時間によりますが、昼休みと同様に繋がらない可能性が高い時間帯です。すでに退勤している場合もあります。相手企業の営業時間を事前に調べ、営業時間外に電話をかけるのは避けましょう。

就活で電話を「かける」場合の流れ

かける場所を考える

静かで電波の良い場所で電話をかけましょう。間違っても「歩きながら」「電車の中」「駅のホーム」「交差点」など、周りがうるさい場所では電話をかけないでください。自分が聞き取りづらいのはもちろん、相手側に非常に不快な思いをさせます。

メモ帳・スケジュール帳の準備をする

話しながらメモができるようにしましょう。多くは相手はその状態であることを前提に話しますから、待ってはくれません。もちろん、電話に出てからメモを取りに行く時間はありません。相手の時間をいただいている意識をもち、手短に、正確に内容を把握できるように工夫しましょう。また電話で日程調整を行うことも多いので、すぐ日程を確認・記録できるようにスケジュール帳を用意するとなおよいです。

まず名乗る!最初に名乗る!

相手と電話がつながったら、まず「xx大学xx学部xx学科のxxです」と名乗りましょう。名乗らないと誰だかわかりません。しつこいですが、一番最初に名乗り、自分の身元を明かしましょう。またこのとき第一声に「もしもし」を使うのはNGです。(「申す申す」という意味になり、相手に対して失礼にあたるため)代わりに「お忙しいところ失礼いたします」「夜分遅くに失礼いたします」といった相手への配慮から入りましょう。

用件を伝えて担当者に取り次いでもらう

名乗った後はスムーズに本題に切り替えましょう。例えば「会社説明会の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか」といった流れです。そのまま用件を話し始めず、担当者の確認から入りましょう。電話に出た相手が、必ずしも担当者とは限りません。担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか」など、その人の部署名や担当を言いましょう。

担当者と会話する

担当者に代わってもらえたら、もう一度挨拶をして名乗りましょう。ここでも要件から入るのではなく、名乗るところからです。

例:

  • 採用担当「お電話変わりました、担当の○○です。」
  • 学生「お忙しいところ恐れ入ります。xx大学xx学部xx学科のxxです。」再度名乗る
  • 学生「会社説明会の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。〜(用件を伝える)」

電話を切るとき

いきなり切らず、挨拶をしてから電話を切りましょう。また大事な情報(日程や時間・場所など)が伝えられた場合は、再度メモを見ながら確認させてもらいましょう。聞き逃しやメモを取り忘れている部分をなくすことができます。そして最後にお礼を述べてください。相手の時間をいただいたので「お忙しいところありがとうございました。」感謝の一言を入れ「失礼いたします」で電話を終えましょう。

就活で電話を受ける場合の流れ

できるだけ早く電話に出るようにする

電話に出たら、すぐ名乗るようにします。このときも「もしもし」ではなく「○○です」と名前を言いましょう。すると相手から、”氏名の確認”や”電話に対応できるか”を確認されます。自分も常に電話対応ができるとは限りません。移動中や授業中の場合には「ただいま取り込み中ですので、後ほどかけ直します」と言って、その場は一旦電話を切って大丈夫です。

電話を受けながらメモの用意をする

企業からの電話の内容はさまざまですが、相手がみなさんに確実に伝えたいと思っている重要な情報であることは確かです。日時・場所、担当者の氏名、連絡先を聞き、メモしておきましょう。

電話を切るとき

かけるときと同様、メモした内容を相手に確認しましょう。誤ってメモをしている可能性を潰すために、日時・場所、担当者の氏名、連絡先を相手に確認して、内容がこちらにきちんと伝わっていることを相手にも伝えましょう。最後に、かけるときと同様「お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます」などお礼を言ってから切ることも忘れずに。

電話を受けられなかった時は、必ず折り返す

移動中や手が離せないときなど、やむを得ず電話に出られなかった場合は、折り返し電話をしましょう。なるべくすぐに掛け直すほうがいいとされています。メモを取るなり、頭で確実に覚えるなり、相手の都合のいい時間に折り返しの電話をしましょう。

就活で電話対応をする際の注意点

電話をかける時も受ける時も名前を名乗る!

用件を伝えることに必死になってしまうとを名乗るのを忘れがちですが、これはとても失礼です。必ず最初に名乗るようにしましょう。

用件を言う時は結論から伝える

無意識に話の結論を最後に持ってきてしまう学生さんはかなり多いです。しかし名乗ったあとは、結論から話しましょう。そのほうが相手もすぐに要件を理解でき、無駄な時間をとらせずに済みます。


例:日程調整の場合

  • 悪い例:「○○という事情があり、x月x日の会社説明会に参加できそうにありません。お手数ですが、別の日程を教えていただけると幸いです。」
  • 良い例:「x月x日の会社説明会に参加できないため、別の日程を教えていただきたいです。というのも○○という事情があり…」

まとめ

きちんとした電話対応で相手に好印象を与えられるように、注意事項やマナー、流れ等を押さえましょう。電話の対応は、意識せずに身につけられるものでもありません。就活を機に自分の電話の受け答えを見直してみるといいでしょう。電話は相手の顔が見えない分、言葉遣いや言い回しに意識が向けられやすいです。「ちょっとぐらい大丈夫だろう」と思わずに、意識して取り組んでみましょう。

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