目次

はじめに

就職活動をはじめるにあたって、企業に履歴書やエントリーシートを送付する場面が多くあります。最近ではメールによるやり取りが主流となり、郵送でのやり取りは軽視されがちです。しかし今でも、郵送での応募を受け付けている企業は珍しくありません。ここでは就活における封筒の選び方から、宛名の書き方まで、詳しく解説していきます。

就職活動で書類を郵送する場合とは?

就職活動中、履歴書やエントリーシート、必要書類を郵送するように企業から指定される場合があります。どうせ手間がかかるなら、社会人のマナーを踏まえて完ぺきなものを郵送したいですね。書類を入れる封筒の選び方から宛名の書き方まで、当たり前の事項がいくつかあります。マナーを守って企業に好印象を与えられるようになりましょう!

就活関連の書類を入れる封筒の選び方

封筒といっても用途はさまざまで、たくさんの種類があります。まずは、数ある封筒の中から就活のときにはどの種類の封筒を使えばいいのかをご紹介します。

就活で書類を郵送する場合の封筒とは

封筒の色は茶色ではなく、白い封筒を選ぶのが一般的です。茶色い封筒は白い封筒よりも安価ですが、紙質が薄く、破れやすくなっています。たかが封筒だと思わず、より材質がしっかりしている白い封筒をおすすめします。封筒の形式は、郵便番号の記入欄がないものでも構いません。

送付する書類に応じて封筒のサイズを選ぶ

①履歴書、エントリーシートなどを送る場合
履歴書やエントリーシートを郵送するには、書類を折り曲げずに入れられる角2号か角形A4サイズの封筒(どちらも定形外)が適しています。その際、書類が折れ曲がらないように、クリアファイル(必ず新品のもの)に入れて送ると、丁寧な印象を与えられます。また面接では、送った資料をもとに質問されることがあるため、手元に書類のコピーや写真を残しておきましょう。

②お礼状を送る場合
お礼状などB5サイズの便箋で手紙を送る場合には、3つ折りにして長形4号(定形)の封筒に入れて送るようにしましょう。お礼状の折り方と封入方法につきましては、以下のページを参考にしてください。

インターンシップ お礼状 封筒

送付状(添え状)を同封する

送付状で「この封筒の中になにが入っているのか」を相手に知らせると、より丁寧な印象をあたえられます。送るものが履歴書だけでも、送付状(添え状)を一緒に封筒の中に入れましょう。

送付状(添え状)とは

一般的にはファックスや郵便物などを送る際に添付する、その書類の送付者や宛先、枚数といった概要に時候の挨拶などを加えた書類を指します。送った封筒の中に何の書類が入っていて、それがどういった意図で入れられたものかを、相手に伝える文書です。手書きで作成するのなら、縦書きでもよいとされています。また添え状と履歴書は、一緒にクリアファイルに入れて送付して構いません。

送付状の例

①日付を右上・宛名を左上に記入する
日付は年月日を右揃えで書きます。宛名は1行目に正式な会社名称(株式会社を省略しない)を、2行目に担当部署や担当者の名前を書きます。名前は名字と名前の間に空白をあけ、最後には「様」を付けましょう。(「宛」と「行」は使わないようにする)もしも担当部署や担当者名がわからなければ「採用ご担当者様」と記入します。

②署名を用紙の右端上部に記入する
右詰めで署名を書くようにしましょう。自分の住所・名前・連絡先(携帯電話番号)・メールアドレスを、項目ごとに改行して記入してください。

③頭語と結語を忘れず記入する
本文は1文字目から左詰めで「拝啓」最後に右詰めで「敬具」でしめるのが一般的です。ビジネス文書なので、頭語と結語は忘れずに書きましょう。よく間違えやすいのは頭語に「前略」と入れること。間違いになるので、気をつけてください。

さらに時候の挨拶を入れると丁寧になります。「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」、「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」といった定型文を覚えておきましょう。会社説明会で興味をもったことなどを記載するのも効果的ですが、長々と文章を続けるのは、いい印象を与えません。

④内容物を記載し、「記」を中央揃えで、最後に「以上」を右揃えで書く。
中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載したあと、右下に「以上」と記入します。書類の名称は箇条書きで構いません。

封筒の宛名の書き方

 

住所の書き方

右端から2~3cmほどの余白をとり、都道府県からの住所を一行で書きます。二行にわたって書くときは、二行目の行頭を一文字分下げて、バランスよく見えるように配置しましょう。住所は「○-○-○」ではなく、「○丁目○番○号」の形式で記入します。

宛名の書き方

宛名は全て略さず記載します。会社名も「株式会社○○」というように正式名称で書きます。

例: 「株式会社」→○ 「(株)」→×

封筒の表面に内容物を記載する

赤字で「エントリーシート在中」、「履歴書在中」、「応募書類在中」など内容物を記載し、まわりを定規などで囲みます。1日に多くの書類をやり取りする社会人にとって、一目で書類の内容がわかるのは重要なことです。

差出人名の書き方

封筒の裏面、左側に自分の住所、その次に大学名学部学年、最後に氏名を記載します。重要なのは、送り先の住所と同様に略さず正式な書式で住所を記載する点です。

のり付けし、〆印を書く

完成したらのり付けをし、最後に裏面に封をした印として「〆」「封」と書きます。このとき「×」と区別するようにしましょう。

まとめ

書類の送り方にも、社会人のマナーがあります。しかし、これを知らない就活生は多いです。相手を思いやり、一目で書類の内容がわかるような工夫をしたり、マナーに則った書き方をすれば、あなたの印象は絶対に良くなります。ちょっとしたことでも周りの就活生に差をつけることは可能です。
また、どんなに忙しくても、字に自信がなくても、やはり手書きの文章というのは印象がいいものです。文章はパソコンで書くと言う人も、宛名だけは手書きで書くといいですよ。丁寧に書かれた宛名なら、あなたの真剣さが相手にも伝わるでしょう。最後に送り先に失礼がないよう、送る前に今一度内容を確認してみてください。

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